Trochu historie
Hned z kraje je dobré si uvědomit, že SharePoint není žádné čerstvě vylíhnuté mládě. Existuje již od roku 2001, což vlastně znamená, že na rychlém trhu informačních technologií má už leccos za sebou. První verze SharePointu stála na schopnosti dynamicky generovat teamové weby. Ty obsahovaly zejména dokumentové knihovny, seznamy úkolů a kalendáře, aby umožnily malému týmu uživatelů spravovat a sdílet dokumenty při spolupráci na nejrůznějších projektech. Tato verze, původně nazývaná SharePoint Team Services, byla v roce 2003 změněna ve Windows SharePoint Services (WSS).
Díky stavebním blokům, jako jsou seznamy, knihovny nebo uživatelsky přizpůsobitelné webové stránky, se WSS staly něčím více než týmovým webem. Začaly se používat i pro jiné úlohy, především pro řešení nejrůznějších obchodních a podnikových procesů (helpdesky, správa zdrojů a další).
Verze SharePointu
S trochou nadsázky by se dalo říci, že existují dva SharePointy: „malý“ – Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) – a „velký“ – Microsoft Office SharePoint Server 2007 (zkráceně MOSS 2007). Pokusíme se definovat obě verze a uvést rozdíly mezi nimi.
Definice uvádí, že Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) je univerzální technologie, která umožňuje organizacím a obchodním jednotkám všech velikostí zvýšit efektivitu obchodních procesů a zlepšit produktivitu týmů. Díky nástrojům pro spolupráci, které uživatelům umožňují zůstat připojeni i za hranicemi organizace a napříč geografickými hranicemi, poskytuje služba Windows SharePoint Services uživatelům přístup k informacím, které potřebují.
Zjednodušeně je tedy možné říci, že Windows SharePoint Services jsou základní produkt, který poskytuje sadu elementů pro vytváření podnikových aplikací pro týmovou spolupráci. Hlavní oblasti použití WSS jsou správa dokumentů (document management) a spolupráce (collaboration). Třetím způsobem nasazení WSS je platforma pro tvorbu aplikací.
Windows SharePoint Services jsou dostupné jako součást Windows Serveru 2008 (i 2003), čili pro jejich provoz stačí pouze pokrytí serveru a klientských přístupů (CAL) standardními licencemi pro Windows Server. Více investic do licencí netřeba.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 jde ještě o kus dále a lze o něm říci, že je to integrovaná sada snadno ovladatelných a přizpůsobitelných serverových aplikací. Poskytuje dostatečnou škálu funkcí pro úkoly, jako je správa informačního obsahu a obchodních procesů, zjednodušení způsobu, jak lidé vyhledávají a sdílejí informace přes hranice sítí a jak jsou schopni přijímat kvalifikovanější rozhodnutí. Office SharePoint Server 2007 sjednocuje intranetové, extranetové a webové aplikace v celém podniku do jedné integrované platformy, čímž nahrazuje a povyšuje využívání fragmentovaných systémů.
SharePoint na straně serveru je možné si představit jako spojovací předivo. To propojuje výstupy, jež vznikají v rukou uživatelů (pracovníků) na klientské straně, do informačního prostředí, které je umožňuje spravovat, vyhledávat a přistupovat k nim.
SharePoint poskytuje prostředí, kde uživatelé mohou převzít kontrolu nad informacemi – nad tím, jak jsou organizovány, kdo k nim má přístup a jakým způsobem jsou zobrazovány.
Proč začít používat SharePoint
Úspěšné nasazení SharePointu jako firemního systému souvisí s tím, nakolik dokážou odpovědní manažeři a pracovníci určit jeho roli v současném IT prostředí své organizace. To je samozřejmě závislé na tom, nakolik rozumí jejím potřebám a také zda dokážou porozumět filozofii, s níž pracuje SharePoint.
Přínosem takového řešení – nejenom pro vedoucí manažery, ale pro všechny pracovníky organizace – je to, že mají věci pod kontrolou, jasně definované, že data jsou kdykoliv dostupná (dokumenty, kontakty, seznamy, úkoly a vše další na jednom místě) a že jsou schopni se navzájem informovat a být informováni. Uživatelé budou snadněji komunikovat mezi sebou, když budou mít k dosažení všechny potřebné zdroje pro svou práci. Firemní data mohou být přístupná odkudkoliv prostřednictvím Internetu nebo prostřednictvím aplikace Outlook.
Profesionálové v IT ocení navíc vysokou úroveň zabezpečení obsahu a snadnou správu prostředí SharePointu.
SharePoint ve funkci firemního intranetu
Rád bych zde uvedl praktický příklad toho, jak je možné využít technologii SharePoint ve funkci firemního intranetu, či – chcete-li – firemního informačního portálu.
Rozhodnutí o vzniku a použití firemního intranetu znamená nejen významný krok v rámci strategického rozvoje IT oddělení, ale výrazně ovlivní i ostatní oddělení a jejich práci. (A rozhodně se nepodepíše jen na finančním oddělení, které na něj musí dát peníze :-)). Jak jsem již uvedl, úspěch závisí na všech pracovnících, kteří ho budou používat ke své práci.
Základem celého systému jsou Windows SharePoint Services 3.0 (dále jen WSS), které jsou k dispozici zdarma, pokud jste si zakoupili Windows Server 2008 (nebo 2003). Jako klientský software je možné použít webový prohlížeč Internet Explorer 8.0 (nebo starší) či jiný prohlížeč, např. i Mozilla FireFox. Pokud pro svou kancelářskou práci používáte MS Office 2007 (případně i 2003 či starší), jste výborně připraveni pro využití firemního intranetu.
Podle zkušeností z implementací u různých zákazníků může typická struktura intranetu vypadat nějak takto:
- Hlavní (vstupní) stránka
- Centrum dokumentů
- Organizační struktura firmy s weby jednotlivých oddělení
- Centrum projektů
- Diskusní centrum
- Vyhledávací centrum
Jaká je funkce jednotlivých částí a co je jejich obsahem?
Hlavní stránka
Hlavní stránka je vstupní brána do firemního intranetu pro jednotlivé pracovníky a akcelerátor komunikace pro celou organizaci. Obsahuje důležité informace, které se týkají každého pracovníka firmy – např. různá oznámení o podnikových akcích, pravidlech, změnách a podobně. Na hlavní stránce jsou dále umístěny užitečné odkazy na aplikace, které jsou součástí informačního systému firmy (sms gateway, překladový slovník, různé číselníky, propojení do interních systémů a podobně), nebo na aplikace, které jsou dostupné na Internetu, ale pracovníci je často používají pro svoji práci (např. www.justice.cz).
Obsah úvodní stránky se může u jednotlivých pracovníků uvnitř firmy odlišovat – díky nastavení uživatelských oprávnění je možné obsah přizpůsobit, protože vedoucí pracovník bude jistě potřebovat rychlý přístup k jiným informacím nežli např. pracovník nákupního oddělení nebo IT. Tedy úvodní stránku a její obsah je možné určit podle nastavení oprávnění jednotlivých pracovníků.
Centrum dokumentů
Centrum dokumentů je místo, kam se ukládají dokumenty celofiremního významu, které by měly být dostupné každému pracovníkovi. Jedná se například o pracovní řád firmy, bezpečnostní řád nebo pracovní kodex zaměstnanců organizace. Dále tu mohou být dostupné knihovny s důležitými dokumenty různých oddělení organizace, pokud s nimi mají co do činění i pracovníci ostatních oddělení.
Součástí centra dokumentů je také Knihovna šablon, která obsahuje šablony všech typů dokumentů používaných v organizaci – např. hlavičkový papír, firemní fax, obchodní nabídka, cenová kalkulace a další typy.
Organizační struktura
Každá organizace má svou strukturu a jednotlivá oddělení či specializace – např. vedení, marketing, prodejní oddělení, nákupní oddělení, IT oddělení a další. Tato struktura může být přenesena do intranetu vytvořením vlastních webů jednotlivých oddělení. Není ovšem nezbytně nutné, aby ji kopírovala 100% přesně. Nemá smysl zakládat prázdné weby, pokud například dané oddělení čítá jednoho člověka a neprodukuje nic jiného než dokumenty celofiremního charakteru, které patří do společného Centra dokumentů.
Web oddělení se stává centrálním místem pro práci takového oddělení. Na tomto místě mohou pracovat pouze členové oddělení a pověření pracovníci (např. vedení organizace). Můžeme si jej představit jako uzavřené patro, či kancelář pro určitou podnikovou složku. Co takový web oddělení obsahuje? Především knihovny a seznamy.
Knihovny jsou dvojího druhu – Sdílená knihovna a Týmová knihovna (chcete-li, Knihovna oddělení). Týmová knihovna obsahuje dokumenty přístupné pouze členům daného týmu. Ve Sdílené knihovně (jak sám název výmluvně naznačuje) jsou dokumenty, na kterých pracuje příslušné oddělení organizace společně s pracovníky jiných oddělení. Pro dokumenty ve všech knihovnách je možné nastavit pravidla správy dokumentů, tzv. document management (verzování, schvalování, publikování, expirace).
Ještě jsem se nezmínil o struktuře knihoven. Mnoho z vás jistě používá léty prověřenou strukturu adresářů ve svém úložišti. Taková „letitá“ struktura bývá často nepřehledná, znesnadňuje vyhledávání dokumentů (obzvláště těch staršího data vzniku) a její autor už ve firmě možná ani nepracuje a svou představu o adresářové struktuře nikomu z kolegů nesdělil, či ji v průběhu času „poztrácel“. Pokud přijde nový pracovník, těžko se v ní orientuje a stráví spoustu času hledáním potřebných souborů. SharePoint přistupuje k práci s dokumenty trochu odlišným způsobem.
Jeho odpovědí na výše uvedené problémy jsou metadata. Ta jednoznačně popisují dokument a jeho vlastnosti – např. typ dokumentu (nabídka, cenová kalkulace, dopis), jméno klienta, kterému je určen, jméno souvisejícího projektu, jazykovou verzi nebo něco úplně jiného, co se hodí ve vaší situaci. Metadata si pracovníci oddělení mohou nadefinovat přesně podle svých potřeb. Díky volbě filtrů v knihovně a nastavení pohledů pak potřebné soubory dokáže velmi rychle a snadno vyhledat i nováček, neznalý evoluční historie adresářové struktury. Metadata a jejich použití jsou důležitou a silnou součástí SharePointu a práce s ním. Proto je nutné při vytváření knihoven věnovat dostatečnou pozornost jejich definici. Vzhledem k tomu, že jde o jedno z nejcitlivějších míst implementace technologií SharePoint, vyplatí se přijmout v tomto bodě vedení někoho, kdo má s jejím nasazováním a využíváním zkušenosti, abychom zbytečně netápali ve slepých uličkách pokusů a omylů. Metadat nesmí být ani příliš málo, ani příliš mnoho. Povinné vyplňování metadat při ukládání souborů bude zpočátku uživatele obtěžovat, ale jednak lze část dat naplnit automaticky, za druhé si během chvíle zvyknou a do třetice: odměnou jim bude skutečně rychlý přístup k hledaným informacím.
Další součástí webu oddělení jsou seznamy – oznámení, kalendář, kontakty, úkoly a projektové úkoly. Oznámení slouží ke vzájemnému informování pracovníků oddělení o chystaných událostech. Kalendář je pak společný pro celé oddělení a zaznamenávají se v něm události a akce týkající se oddělení. Dalším seznamem jsou úkoly a projektové úkoly. Pokud pracuje tým na rozsáhlejším projektu v rámci svého oddělení, pak zde může jednoduchým způsobem nastavit a sledovat jednotlivé úkoly, milníky a časové plnění projektu a jeho progres.
Kontakty jsou dalším ze seznamů, který je součástí struktury týmového webu oddělení. Kontakty jsou přístupné všem pracovníkům oddělení.
Centrum projektů
Není nijak neobvyklé, že jedno oddělení potřebuje na nějakém projektu spolupracovat s jinou částí firmy. Samo použití Sdílených knihoven však nemusí daným potřebám spolupráce vždycky stačit. Proto je součástí řešení také Centrum projektů. Jedná se o prostor určený pro řízení projektů v organizaci, tedy o společný pracovní prostor projektového týmu. V podstatě může mít stejnou strukturu jako Web oddělení (knihovny a seznamy), avšak obecně platí, že jeho strukturu by si měli nadefinovat uživatelé, kteří na projektu pracují.
Diskusní centrum
Diskusní centrum se používá pro debatu jednotlivých pracovníků nad vybranými tématy. Jedná se o klasickou diskusi, kterou znáte např. ze zpravodajských webů na Internetu. Je výrazně přehlednější a efektivnější, než když je vedena prostřednictvím e-mailových zpráv, které si mezi sebou vyměňují skupiny adresátů.
Vyhledávání
SharePoint obsahuje velice silný vyhledávací nástroj. Jako uživatel můžete prohledávat celý portál nebo pouze web svého oddělení. Můžete hledat nejen dokumenty, ale také záznamy v seznamech. Pro vyhledávání je možné nastavit podmínky. Zobrazení výsledků je přehledné s odpovídajícím odkazem na příslušný záznam. Pro tento přístup k informacím je nedocenitelná práce s metadaty, ale samozřejmou schopností je i fulltextové vyhledávání.
Jak si dopřát řešení na technologii SharePoint
V prvé řadě bude dobré konzultovat své představy s někým, kdo vám pomůže rozhodnout, zda se vydat cestou WSS nebo MOSS. WSS vyžadují o něco více práce při stavbě řešení, zato jsou de facto zadarmo, jsouce součástí licence pro Windows Server. Na stejné technologii je postaven (a tedy předbudován) rozsáhlejší nástroj, jakým je Microsoft Office SharePoint Server. Pro větší organizace a náročnější řešení je určitě nesmírně atraktivní cestou využít licenci Core CAL, která jim zajistí přístup nejen k Windows a Exchange Serveru, ale také právě k SharePoint Serveru a nádavkem ještě ke Configurations Manageru, který je třešničkou na dortu správy IT prostředí podniku, kterému má spolehlivě sloužit.
Vhodný konzultant vám dramaticky zkrátí cestu už ve fázi definování požadavků, protože i tady platí stejně jako v jiných koncepčních záležitostech, že je nezbytné umět si klást správné otázky. Odpovídat – to není zdaleka takové umění, jako uvědomit si, na co všechno je potřeba se ptát. Není při tom nezbytně nutné získávat zkušenosti děláním vlastních chyb.
Vedení a průběh projektu s implementací portálového řešení má rovněž své (léty prověřené) zákonitosti, kterým je lépe se podřídit, aby to nebylo hlavou proti zdi. Zejména je potřeba si uvědomit, že nesmíme ztrácet ze zřetele uživatele, jimž příchod jiného konceptu práce s daty a jejich proměna v užitečné a dostupné informace bezpochyby přináší do života kulturní změnu, která si žádá být řádně odůvodněna, vysvětlena, předvedena, naučena.
Neexistuje jeden absolutně správný recept na portálové řešení pro všechny organizace a týmy, ovšem je mnoho společných prvků a zkušeností, které se opakují u všech typů zadavatelů, takže je dobré brát je jako fakt a vycházet z nich při hledání individuální cesty. Podle kapacity, znalostí, kuráže a časových představ pak můžete volit různou míru podílu vlastní a dodavatelské práce.
Brána k efektivnější práci a spolupráci je nablízku, pomůžeme vám ji otevřít.
Stanislav Valtr (EMRIS), Darina Vodrážková (DAQUAS)
