V časopisu softwarový QUAS 71 jsme se začali zabývat týmovou posilou zvanou SharePoint. Protože jsme ale přesvědčeni, že technologie, které nabízí, mohou opravdu významně vylepšit život podniku a že dříve nebo později k jejich použití dospěje kdekterá schopná firma, jež se chce dále rozvíjet, budeme se jim věnovat intenzivně a vytrvale. Tentokrát si SharePoint přiblížíme především jako systém pro správu dokumentů.
Připomeňme si však – pro ucelený pohled na věc – že jinou významnou doménou technologií SharePoint jsou aplikace určené k vykonávání přesně definovaných individuálních i týmových úloh (například schvalovacích procesů, pracovních postupů), jejichž plnění uživatelům významně ulehčuje přirozené portálové rozhraní. Způsobu analyzování uživatelských požadavků, návrhu systému a jeho implementaci se budeme věnovat zase příště. Tyto principy jsou sice i nad SharePointem stejné jako u jakýchkoli jiných aplikací a vnitropodnikových projektů, ale to samozřejmě neznamená, že nestojí za pozornost a pečlivé zvážení.
Document Management Systems
Dokumenty plní v rámci činností každého podniku významné funkce. Některé typy společností (jako jsou právní či notářské kanceláře a různé agentury), nebo některé části firemních aktivit (jako uzavírání smluv), jsou téměř výhradně založeny na práci s nimi. Ztráta či nemožnost nalézt (což vyjde prakticky na stejno) požadovanou informaci či dokument představuje pro firmu problém, který může mít rozsáhlé následky, ať už časové (doba nutná na rekonstrukci původně zaznamenaného obsahu), nebo i přímo finanční.
Protože podniky i instituce – v závislosti na své velikosti – vlastní desítky až miliony dokumentů v papírové či elektronické podobě, musí vynakládat úsilí i finanční prostředky na vybudování a udržování systému pro jejich organizaci a správu. Každé zefektivnění práce s dokumenty má tedy velmi viditelné výsledky – umocněné ještě četností opakování procesu. U správně používaného systému lze navíc v rozumné míře garantovat, že dokument nikdy živelně nezmizí, v případě potřeby jej bude možné včas a efektivně nalézt a ani nedojde k jeho neúmyslnému či záměrnému přepsání.
Životní cyklus dokumentu
Je dobré si uvědomit, že zatímco práce s elektronickými dokumenty je především výsadou posledních asi patnácti let, papírové dokumenty a jejich zpracování mají tisíciletou tradici. Měly tedy dost času na to, aby byla práce s nimi náležitě „odladěná“, procesy, které nefungují, byly opraveny či nahrazeny vhodnějšími. Bylo by krátkozraké tuto historii ignorovat. Už proto, že většina organizací – a především lidí v nich – si toto dědictví nevyhnutelně nese s sebou a je jím ovlivněna i při práci s dokumenty elektronickými (vzpomeňte si například, kolik procent lidí si tiskne veškeré texty, s nimiž pracuje).
Práce s elektronickými dokumenty může celý proces zefektivnit, zformovat a nabídnout možnosti, které pouze papírový systém neposkytuje. Především je to vícerozměrový pohled na uspořádání dokumentů. Nicméně základní principy přetrvávají a je na to potřeba brát ohled. Elektronické dokumenty pak k tomu přinášejí své vlastní problémy, čistě papírovým systémům neznámé, a i s nimi je potřeba si rozumně poradit.
Jak SharePoint pomůže v jednotlivých fázích
Vytvoření pracovní verze dokumentu
V průběhu vzniku dokumentu na něm může paralelně pracovat několik lidí a každý bude činit všelijaké úpravy. Sledování změn (prostá funkce Wordu) v takovém případě může v jisté fázi zkolabovat v totálním chaosu barev. V jednom okamžiku bude někdo z tvůrců chtít vidět, jak že má text po všech těch úpravách vypadat, a změny (víceméně šmahem) přijme. Pak už je ale obtížné se vrátit zpátky, k úpravě, která sice byla v průběhu příprav zavržena, ale nakonec se přece jen ukáže jako nejlepší. Proto je dobré vytvářet verze. Ovšem i ty je potřeba nějak spravovat. Pokud se ve sdílených složkách objeví víceméně totožný dokument s drobnými nuancemi, pokaždé uložen pod maličko jiným názvem, dle vůle posledního zapisujícího, pokud se „čerstvost“ a aktuálnost obsahu rozpoznává podle data posledního uložení (namísto např. poslední změny) a pokud se po skončení „přípravných prací“ neodstraní postupné pracovní varianty (což se nestane, protože doopravdy nikdy nikdo neví, kdy přesně práce na přípravě dokumentu skončila), koledujeme si o slušnou změť a sněť v síťových adresářích. SharePoint umí verzovat automaticky, rozlišuje několik úrovní verzí (větších a menších úprav), umí publikovat tu správnou a aktuální, umí se kdykoli vrátit o libovolný počet kroků zpátky.
Schválení dokumentu
Je dobré, aby přístup k dokumentu ve fázi Rozpracováno měli jen ti, kteří na něm pracují. Pokud jej nutně bude potřebovat i někdo další, měl by mít jasný signál, že nejde o konečnou verzi dokumentu. Pamatujete si, jak jste hloubali nad tím, jestli správný text smlouvy je ten označený Smlouva_úplně_final, Smlouva_final_2, nebo Smlouva_pro_společnost_XY, pokud byly datovány 20 minut po sobě, a vy jste se ani neměli koho zeptat, protože jako autor dokumentu se vám ve Vlastnostech ukazoval nějaký naprostý cizinec z jiné firmy, který kolegovi poslal text s hezkým layoutem, tak kolega svou smlouvou prostě jen přepsal obsah původního souboru?
SharePoint jednak umí pracovní verze schovat před nepovolanými zraky tím, že k nim umožní přístup pouze oprávněným editorům. Snadno se pak zajistí, že publikovány jsou pouze „major version“, které navíc mohou pomocí workflow získat všechna potřebná odsouhlasení. To aby vám šéf nemusel posílat maily s texty jako „Četl jsem to a nic k tomu nemám, ještě si to všechno pořádně zkontroluj“ a aby vy jste nemuseli myslet na to, že po opravě chyby nalezené po kontrole bude potřeba poslat mu dokument ke čtení ještě jednou (s patřičným mailovým komentářem, kterou že to pasáž si má zvláště pečlivě přečíst tentokrát). Schvalovací postup pak může být docela přesně definován, včetně vzájemné zastupitelnosti, může být docela dobře automatizován a podle potřeb také „vynucen“. A to celé i v případě, že se jedná o skutečně kritický dokument, procházející napříč odděleními a v několika úrovních řízení.
Publikace a obeslání příslušných pracovníků
Ve chvíli, kdy slavnostně porodíte verzi Smlouva_úplný a definitivní final_verze_3, chcete dát kolegům z vedlejšího oddělení, kteří na stvoření firemního dokumentu netrpělivě čekali s další prací, vědět, že s ním konečně mohou začít pracovat. Tradičně jim to opět napíšete do mailu, a aby měli jasno v tom, který se souborů shared disku to je, pošlete jim link. Po námitce jednoho z nich k obsahu vytvoříte klon Smlouva_úplný a definitivní final_verze 3kz, kde účelově upravíte text pro jeho specifický případ. Ostatním už o tom ani nedáváte vědět a věříte, že budou sami umět poznat, která verze je pro ně ta pravá.
V SharePointovém světě to vypadá jinak. Schválená_verze se (v rámci workflow) ocitne na příslušném týmovém či podnikovém portálu a ti, kdo o ní potřebují vědět, dostanou o tom automatickou notifikaci (když to tak chtějí mít zařízeno). Modifikovaná verze se tam dozajista může s patřičnými komentáři ocitnout také. Nemusíte si tedy lámat hlavu nad tím, jestli o změně dokumentu poslat zprávu „Všem“, nebo danému oddělení + ještě těmhle dvěma, kteří se v jakýchsi souvislostech o tenhle materiál před půl rokem také otřeli... Pokud dojde k updatu dokumentu, nemusíme vzývat všechny svaté, aby patřiční kolegové pokaždé našli v Outlooku zrovna ten nejaktuálnější mail s nejaktuálnějším linkem na (zatím) poslední verzi, protože oni si pro ni chodí do SharePointu vždy na stejné místo, kde je prostě ta správná a aktuální varianta k dispozici.
Používání dokumentu
Aby se dokument dal používat, je potřeba jej nejprve spolehlivě najít. Aby se dal najít, je nutné jej někam uložit – na správné místo. Kolikrát jste si lámali hlavu nad tím, které to je? Máte nabídku na dodání produktu A zákazníkovi B uložit do složek k produktu (abyste věděli, komu jste kdy na něj dělali nabídky), nebo k zákazníkovi (abyste věděli, co jste mu kdy nabízeli), nebo mezi nabídky (abyste věděli, které všechny obchodní případy máte rozjednány)? Lingvisté by mohli rozjímat nad tím, jestli je v této větě nebo ve významu vylučovacím (to v případě, že si k verzovému peklu nechcete ještě připravit ukládání, natožpak udržování totožného obsahu na 3-4 místech), nebo slučovacím – pokud si řeknete, že je potřeba mít ho po ruce všude, kde jej z různých úhlů pohledu potřebujeme vidět. Jistojistě také při tom narazíme na to, že existují dokumenty, které sice potřebuje vidět více lidí v organizaci, ale rozhodně ne všichni (klasickým případem jsou třeba pracovní smlouvy s údajem o platu, či plán na reorganizaci, při kterém budeme nuceni propustit polovinu neproduktivního oddělení). Přesné a bezpečné zacházení s právy ke čtení, zápisu a jiným modifikacím či přesouvání souborů jsou samozřejmě samozřejmé.
Tyto starosti se pochopitelně netýkají pouze dokumentů, které organizace vyprodukuje sama, ale také všech, které se v ní prostě jakýmkoli řízením osudu ocitnou. Mohou být zcela jednorázové, nemodifikovatelné – čili vytváření verzí nehrozí, ale i tak je nerudovské dilema Kam s ním docela často na stole.
Se starým slamníkem nám tedy ani SharePoint nepomůže. Ale s těmi různými přístupy k dokumentu ano. Klíčem jsou metadata, s jejichž pomocí můžeme určovat příslušnost dokumentu k různým knihovnám, kde je pak podle vlastních kritérií nacházíme. Nebudeme zastírat, že používání (tedy zejména zadávání) metadat dá trochu práce. Jsou to popisné atributy souboru, které z něj učiní nabídku, komunikaci se zákazníkem, prodej produktu v jednom. Mnoho se dá automatizovat, ale trocha kázně je taky potřeba. Nu, prostředky SharePointu se i ta kázeň dá docela úspěšně vynutit, ale každopádně je lepší si s uživateli vyjasnit, zda je lepší ztrácet hromadu času zoufalým a často neúspěšným hledáním správného dokumentu, nebo jej trochu věnovat správnému zadání údajů, podle nichž jej pak vždycky snadno najdou.
Samozřejmě lze dokumenty uložené v SharePointových knihovnách najít také pomocí velmi rychlého fulltextového vyhledávání, nicméně jakmile jednou správně uchopíte podstatu použití metadat (budeme se jim určitě blíže věnovat v příštím povídání o SharePointu), budete mít v ruce mocný nástroj, který není zdaleka tak závislý na schopnosti nezkušených či dostatečně nezorientovaných uživatelů zadávat „dotazy“ pomocí vhodně zvolených podmínek, jak to známe z internetových vyhledávačů.
Vyřazení dokumentu, Skartace dokumentu
Tohle není zrovna atraktivní téma, že? Dokumenty se prostě stále ukládají, zabraný prostor na discích roste, což nikomu moc nevadí, když jsou ceny docela nízko, a všechno by se to mohlo jednou hodit. Upřímně řečeno, když jsou firmě tři roky, vypadá to jako docela dobrá taktika. Ale po deseti, patnácti letech už se začíná poněkud vymykat z ruky. Je to jako v Leliho skladišti výhodných koupí ze Slavností sněženek. Všude plné police, háčky, věšáky, bedny, všude fůra potenciálně užitečných věcí (třeba celá dodávka levých bot), pořád se tam ještě něco vejde a taky se tam pořád něco přidává. Za čas to logicky vypadá jako v bytě, kde se od nastěhování už nikdy neuklízelo, nic nevyhodilo, jen se přidávaly další skříně a police. I když do těch polic budete dávat krabice řádně popsané ze všech stran označením obsahu, těžko je naleznete a těžko v nich udržíte systém. Zejména pokud jste si jej vymysleli ještě na střední škole, kdy vaším hlavním zájmem byla kytara, čundry a děvčata, a teď máte v bytě rodinu, starou babičku, manželčinu sbírku šicích strojů, archiv dokumentace ke svým klientům a šatník své pubertální dcery.
Vybavte si také svůj pocit, když jste na služební cestě z narychlo sbaleného zavazadla vyndali pár minut před důležitým jednáním košili po dědečkovi, kterou nosila vaše mladá, dokud jí o posledním zvonění spolužáci z devítky na manžety propiskou nenamalovali kytičky a lebky. Nezažili jste to ještě?
Nu, je to stejné, jako když obchodní nabídku „omylem“ postavíte na ceníku z minulého měsíce, těsně před zdražením. Nebo jako když klientovi namítáte, že to byl on, kdo nedodržel podmínky smlouvy, a argumentujete verzí, která byla krátce před schválením razantně změněna, teprve pak ve skutečnosti podepsána. Obojí mělo být už dávno odstraněno z běžného provozního dosahu, že? Stejně jako historické dokumenty, jejichž platnost už dávno pominula, ale stále obsahují citlivé osobní údaje, o nichž máme na krku celý populární zákon...
I dokumenty je tedy vhodné občas probrat a zbytečné povyhazovat. Není to ovšem tak jednoduché. Nikomu se příliš nechce do velkých úklidů. O tom, jak dlouho bude některý dokument použitelný, kdy je potřeba jej revidovat a kdy je na čase se ho definitivně zbavit, aby se vám už dál nepletl do života, máte většinou nejlepší představu ve chvíli jeho tvorby a intenzivní práce s ním. Jenže tou dobou jej přece nevyhodíte, protože s ním intenzivně pracujete! A až už začne být zralý na likvidaci, už toho o něm víte příliš málo.
Proto je velmi praktické načasovat konec dokumentu už na počátku. Ve správné chvíli se vám pak připomene, nebo rovnou automaticky zachová podle předem určeného osudu. Zmizí, je zaarchivován, nebo jsou mu přiděleny specifické atributy, které ovlivní další zacházení s ním.
Převedení do archivu
Samozřejmě, ne každý dokument čeká hořký osud skartovačky či Shift+Delete. Mnohé klenoty chcete či musíte zachovat na věky věkův. (Nebo minimálně po dobu zákonem žádaných pěti, deseti, či všech firemních let.) I tady je výhodné určit pravidla hned, kdy se vám dokument ocitne v rukou. Ať už tím, že je v organizaci vytvořen, nebo se tam dostane zvenčí.
Žijete už dlouho v jednom bytě?
Pak je nejvyšší čas na stěhování. Já vím, říká se (ale většinou to říkají ti, kdo ještě nezažili ani jeden požár), že je lepší dvakrát vyhořet, než se jednou stěhovat. Nicméně – jakkoli je takový gruntovní přesun jistě bolestná záležitost pro všechny zúčastněné dříče – je to báječná příležitost udělat skutečně radikální úklid – s minimem nostalgie, s výhledem do nových dnů, s novým nábytkem a dočista jiným systémem, který bude odpovídat vaší současné situaci. Je to hromada práce, ale na konci budete mít pořádek a radost.
Jak se stěhuje ze sdílených složek do SharePointu?
Předně: netahejte to všechno sami! Profesionální pomoc se v tomto případě vyplatí vrchovatě. Jinak se taky můžete dočista strhat. Rozmyslete si, co doopravdy chcete mít v novém bytě a proč (a podle situace můžete to ostatní vyhodit nebo uskladnit někde jinde, kde to nebude zabírat místo „po ruce“.) Najděte v sobě dostatek kázně, abyste skutečně dobře popsali všechny krabice s materiálem a nemíchali koupelnu s dětským pokojem jen proto, že tam někde zbyl ještě kousek místa. Některé věci můžete také klidně přestěhovat později, až se doopravdy ukáže, že je potřebujete i na novém místě.
Už jste ze všech těch stěhovacích alegorií uondaní, a to jste se ještě nezvedli od stolu? Tak raději rovnou k věci. Pojďme si dokumenty rozdělit do dvou typů podle kontextu: na strukturované a nestrukturované. Za strukturované pak považujeme takové dokumenty, o jejichž obsahu máme poměrně přesnou představu, aniž bychom je museli otevřít. Takové dokumenty mohou být v nejrůznějších formátech: například faktury, smlouvy, licenční ujednání, katalogové fotografie, projektová dokumentace... O těch ostatních nemáme bez otevření žádnou konkrétní představu.
Strukturované lze relativně snadno mechanicky třídit a i dodatečně vybavit metadaty, která budou z valné části vycházet přímo z názvu a typu souboru. V tom vám mohou klidně pomoci externí profesionálové. Na první pohled to ovšem bude vypadat, že naprostá většina dokumentů je nestrukturovaná. Pokud tomu tak skutečně bude, lze je jistě ještě dále třídit. Jestliže je dokumentů určitého typu mnoho, stojí za to tento typ analyzovat a tak si opět připravit schematické zpracování. Uklidňujícím může být vědomí, že i v chaosu dokumentů platí Parretův poměr, kdy 80 % potíží působí jen 20 % dokumentů... Zkušený specialista na SharePoint vám s jejich identifikací a zkrocením pomůže.
Nepřežeňte to
Nepokoušejte se také vytvořit pokoj, který by zůstal po nastěhování navždy uklizený. To by se v něm nesmělo (a ani doopravdy nedalo) žít. I tady platí, že bude potřeba na udržování pořádku důsledně dohlížet, čas od času věci trochu přerovnat a vyluxovat a jednou za čas udělat skutečně pořádný jarní či vánoční úklid. (Nemusíte si hned představovat manželčino prosincové šílenství, vybavte si raději něco, co si uklízíte docela rádi, třeba garáž nebo dílnu...)
Zdravý rozum je třeba uplatnit i v otázkách povinných procesů a jejich kontroly. Zkušenosti nám ukazují, že mezi chaosem a přísnou formou s dokonale kontrolovanými procesy existuje ještě zvláštní disciplína: neformální proces. V reálném životě je jich docela dost – a proto se ten život dá vůbec žít.
Budeme vycházet z osvědčené pravdy, že nemůžete řídit něco, co neměříte, jinými slovy – o čem toho nevíte dost, abyste vůbec měli jak porovnat, zda to funguje podle definovaných požadavků. Uvědomme si ovšem, že řízení je až třetí fází, k níž se můžeme dostat.
Tou první je VĚDĚNÍ. Sdílení informací v týmu umožňuje získávat představu o činnosti, pohnutkách, smyslu a významu ostatních členů. Ve druhém kroku začíná VEDENÍ – dokážeme si vysvětlovat podstatu, souvislosti a důsledky jednotlivých aktivit a jejich návaznost na jiné. To zlepší orientaci každého jednotlivce a vede to k efektivnějšímu dosahování společných cílů, protože každý pak umí každé své dílčí rozhodnutí zařadit do kontextu celku. I vedoucí musí být vědoucí, nemá-li být za šaška. Někde v této fázi budeme schopni správně nadefinovat měřítka a kritéria úspěchu. A pak můžeme neformální struktury dále zefektivnit nastavením pravidel, která budou garantována a provozována díky formálním procesům, optimalizovaným během času na míru organizaci. V této souvislosti bychom pak mluvili o skutečném ŘÍZENÍ. Věci (data, lidé, procesy) jsou pod kontrolou a jejich řízené změny vedou k předem definovaným výsledkům.
Ale nejprve potřebujeme uklidit alespoň natolik, abychom věděli, kde co máme. Vzhůru do boje s letitou špínou.
Aleš Klenka, Darina Vodrážková | Marap & DAQUAS