Daquas 30 let


Náklady na IT mají tři signifikantní složky. Hardware, software a lidské zdroje. Nejmenší krajíc představuje hardware. Dnes už asi jen 20 %. O zbylých 80 % se zhruba napolovic dělí software a lidé. Starost o lidi pro tentokrát přenechejme oddělení HR a podívejme se, jak uchopit díl třetí, software.

Lubomír BubenLubomír Buben
SlužbySlužby
26.09.2013 14:50:0026.09.2013 14:50:00

Lubomír Buben

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Rámcová studie SAM – k čemu to?

Náklady na IT mají tři signifikantní složky. Hardware, software a lidské zdroje. Nejmenší krajíc představuje hardware. Dnes už asi jen 20 %. O zbylých 80 % se zhruba napolovic dělí software a lidé. Starost o lidi pro tentokrát přenechejme oddělení HR a podívejme se, jak uchopit díl třetí, software.

Správa softwarových prostředků (aktiv) je pro většinu manažerů IT noční můra. Vzhledem k objemu nákladů patří totiž rozhodně do kategorie (velmi) důležitých úkolů, ale bez zásahu zvenčí se nedostává na seznam úkolů naléhavých, kterých je stále víc než dost. Když se na něm ocitne, třeba po nařčení z nelegálního užívání softwaru, skáče rovnou do další kategorie: úkolů neřešitelných. Není čas a schází know-how. Jako u většiny IT hrozeb je ovšem i tady rozumný postup jasný. Je potřeba mít plán, koncepci či aspoň představu a začít něco dělat dřív, než dojde k průšvihu.

Každá firma je však unikátní, má své potřeby a cíle. Ani pro správu softwarových prostředků (SAM) neexistuje jediná správná šablona, k vrcholu vždy vede několik cest. Než zvolíme tu nejrozumnější, musí proběhnout prohlídka a diagnostika. Jako u doktora. Nebo v servisu. Podobně se na spolupráci připravujeme i my. Začátku jakéhokoli projektu SAM obvykle předchází Rámcová studie. Jejím cílem je zmapovat terén a vytýčit trasu, naplánovat termín, čas, potřebné zásoby a odhadnout rizika výpravy. Výsledkem samozřejmě může také být, že se nikam nejde. Buď proto, že na cestu nestačí zdroje a síly, nebo proto, že se nesejdou představy „účastníků zájezdu“, nebo i proto, že se ukáže, že není potřeba nikam chodit, protože je všechno víceméně v pořádku – a i to je dobré vědět a ověřit si svůj pohled s kvalifikovaným specialistou. Taková preventivní prohlídka… jednou za čas.

Fáze Rámcové studie pokrývá tři oblasti:

  • Vyjasnění významu a smyslu správy softwarových prostředků a jejich reflexe v metodice SAM Step, která umožňuje modulární a postupné řešení.
  • Úvodní diagnóza – strukturovaný rozhovor s mnoha otázkami, který slouží jako zdroj informací pro vypracování Rámcové studie.
  • Vyhodnocení a představení výstupu Rámcové studie a doporučení dalších kroků.

Pojďme se podívat na jednotlivé části této služby blíže.

Definice smyslu / SAM Step metodika

Na základě osvědčených postupů SOM (Software Asset Management Optimization Model) jsme připravili vlastní metodiku SAM Step, která je určena pro trh České republiky a reálné místní podmínky. Metodiku vyvíjíme a průběžně vylepšujeme podle mnohaletých praktických zkušeností. Součástí metodiky jsou šablony a podklady pro všechny fáze projektů SAM, modelové úlohy a jejich řešení. Díky SAM Stepu jsme připraveni okamžitě a flexibilně řešit situace a požadavky spojené se správou softwarových licencí.

Metodika představuje jednotlivé moduly uceleného řešení problematiky správy softwarových prostředků. Z nich můžeme vybírat, určovat pořadí, v jakém budou kroky vykonány, tak, aby výsledek jednotlivých etap přinášel rovnou hmatatelný výstup, užitek a cesta k úplnému cíli byla co nej­efektivnější. Než se pustíme do porcování velikého úkolu na stravitelné porce, je potřeba rozumět celkovému zadání a smyslu.

Prohlídka / Úvodní dotazník

Stěžejní část Rámcové studie představuje rozprava nad dotazníkem SAM, který slouží k tomu, abychom lépe poznali klientovo prostředí, infrastrukturu a procesy. Během přibližně dvouhodinové schůzky projdeme sadu více než 50 okruhů otázek v oblastech desktopové a serverové infrastruktury, procesů v IT a životního cyklu softwarových licencí. Jde o to definovat cíl, postup a rozsah případného projektu. Vliv na něj mají mimo jiné tyto faktory:

  • Způsob a stav evidence nabývacích dokladů a instalovaného softwaru, použití auditovacího nástroje.
  • Počet lokalit, afilace (mateřské, sesterské a dceřiné společnosti), proces nákupu a instalace softwaru.
  • Vzdálené přístupy zaměstnanců, externích uživatelů, dodavatelů a zákazníků k serverovým systémům společnosti.
  • Různorodost serverové i desktopové infrastruktury (operační systémy a aplikace), detail existující dokumentace.

Diagnostika / SAM Assessment

Na základě informací z úvodního dotazníku pro vás připravíme hodnocení společnosti ze všech podstatných hledisek správy softwarových aktiv. Šestnáct kategorií SAM se dále dělí na dílčí kritéria, která jsou ohodnocena. Výsledkem je přehledný dokument, který zobrazuje aktuální stav společnosti včetně jejích silných a slabých stránek. Tento dokument se později používá ke kontrole postupu a srovnání s předchozím stavem. Umožňuje také hned zkraje zřetelně identifikovat oblasti, na které je potřeba se zaměřit s vysokou prioritou.

Návrh léčby / Vyhodnocení Rámcové studie SAM

Na základě těchto podkladů můžeme doporučit další postup a optimální řešení. Co nejrychleji odstranit největší rizika, vyřešit majoritu otázek, obvykle tvořenou vcelku standardními problémy či nedostatky – a teprve potom cizelovat až do žádoucí úrovně dokonalosti, hledat řešení výjimek a minoritních výskytů.

Díky získaným informacím jsme schopni poměrně přesně naplánovat rozsah, cenu a termíny projektu, na který dále dohlíží projektový manažer.

Rámcová studie však slouží především jako racionální podklad pro rozhodování o tom, zda projekt SAM zařadit do plánu aktivit oddělení IT a hledat na něj zdroje (finanční i lidské, protože vyžaduje oboje), nebo zda v klidu vyčkávat, než se posune do jiné úrovně „naléhavosti“. Pocitům, obavám či dobré víře dá rozměry v korunách a čase. A to je pro kvalifikované řízení IT rozhodně lepší.

Chcete-li si objednat provedení Rámcové studie, či máte k této službě další otázky, jsme připraveni se vám věnovat.