Hledáme nové kolegy!

E-mailová komunikace je již určitou dobu existenční záležitostí mnoha podniků. Dalším trendem je nárok na stálé zvyšování produktivity zaměstnanců, efektivnější sdílení informací v rámci společnosti i směrem k zákazníkům. S tím samozřejmě rostou i nároky na bezpečnost dat. Jednou z možností, jak si naplnění těchto potřeb zajistit, je využít Business Productivity Online Suite (BPOS) od společnosti Microsoft. Jedná se o balíček online služeb obsahujících Exchange Online, SharePoint Online, Office LiveMeeting Online a Office Communications Online. BPOS dokáže na vysoké úrovni zajistit e-mailovou komunikaci a jiné groupwarové funkce, Instant Messaging, Document Management, Shared Workspaces, Presence a Web Conferencing. Protože se jedná o online služby, může uživatel pracovat v podstatě všude, kde má připojení k Internetu, a s použitím aplikací Office i tam, kde nemá. BPOS je určen jak pro malé firmy (od 5 uživatelů), tak i pro korporace, což ukazuje například rozsáhlé nasazení BPOS u Coca-Cola Enterprise přibližně pro třicet tisíc uživatelů.

Ondřej SoukupOndřej Soukup
SoftwareSoftware
13.09.2010 0:00:0013.09.2010 0:00:00

Ondřej Soukup

technický specialista

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

BPOS: hostované služby společnosti Microsoft

E-mailová komunikace je již určitou dobu existenční záležitostí mnoha podniků. Dalším trendem je nárok na stálé zvyšování produktivity zaměstnanců, efektivnější sdílení informací v rámci společnosti i směrem k zákazníkům. S tím samozřejmě rostou i nároky na bezpečnost dat. Jednou z možností, jak si naplnění těchto potřeb zajistit, je využít Business Productivity Online Suite (BPOS) od společnosti Microsoft. Jedná se o balíček online služeb obsahujících Exchange Online, SharePoint Online, Office LiveMeeting Online a Office Communications Online. BPOS dokáže na vysoké úrovni zajistit e-mailovou komunikaci a jiné groupwarové funkce, Instant Messaging, Document Management, Shared Workspaces, Presence a Web Conferencing. Protože se jedná o online služby, může uživatel pracovat v podstatě všude, kde má připojení k Internetu, a s použitím aplikací Office i tam, kde nemá. BPOS je určen jak pro malé firmy (od 5 uživatelů), tak i pro korporace, což ukazuje například rozsáhlé nasazení BPOS u Coca-Cola Enterprise přibližně pro třicet tisíc uživatelů.

(Ne)výhody softwaru jako služby?

Tento model reaguje na potřebu snižovat náklady na software, outsourcovat, rychle reagovat novým řešením na požadavky byznysu. Zároveň není potřeba platit za serverový hardware, jeho provoz a místo, které by zabral. Z toho plynou podstatně nižší počáteční náklady. Předplatné služeb na měsíční bázi většinou také výrazně zjednodušuje navyšování/snižování jejich rozsahu. Nezanedbatelné je průběžné vylepšování softwaru a samozřejmě profesionální podpora. Také administrace bývá zpravidla mnohem jednodušší a dává prostor pro efektivnější využití IT personálu. Služba je účtována mezi provozními náklady, což potěší podnikové ekonomy.

Jste větší než, než si myslíte.

Za nevýhodu tohoto modelu někteří považují bezpečnost dat, která nejsou fyzicky v rukou zákazníka, avšak – přiznejme si – mnoho firem má daleko méně zabezpečené servery než profesionální poskytovatelé služeb. Dalším omezením mohou být menší možnosti přizpůsobit službu individuálním potřebám zákazníka, i když v určitých případech to je spíše výhoda. Při používání tohoto modelu musí zákazník samozřejmě dbát také na zajištění dostatečně dimenzovaného a spolehlivého připojení k Internetu.

Jednotlivé služby sady BPOS

Exchange Online, SharePoint Online, Office LiveMeeting Online a Office Communications Online nelze přímo srovnávat s odpovídajícími produkty nasazenými ve firemním prostředí. Zde ovšem často dochází k tomu, že potenciál pořízeného softwaru je využit jen z malé části, takže se rozdíly v praxi stírají. Navíc je funkcionalita jednotlivých produktů BPOS postupně rozšiřována.

Exchange Online

Poštovní a groupwarové řešení společnosti Microsoft jistě není zapotřebí zvláště představovat. Zde jsou základní parametry služby:

  • mailové schránky s kapacitou až 25 GB na jednoho uživatele
  • sdílené kalendáře a kontakty
  • možnost synchronizace s mobilními zařízeními včetně BlackBerry atd.
  • Microsoft Forefront Online Security for Exchange (antivirová ochrana i velmi kvalitní antispam)
  • denní zálohy
  • možnost obnovy smazaných položek i celých mail boxů
  • vysoká dostupnost řešení na straně poskytovatele (Service Level Agreement, SLA, 99,9 %, tj. výpadek maximálně 9 hodin za rok)
  • podporovaní klienti jsou Outlook 2010, 2007 a 2003 připojení prostřednictvím Outlook Anywhere (pozor, licence Outlook není v ceně služby Exchange Online)
  • pro uživatele bez Outlooku je přístup přes internetový prohlížeč, minimálně Internet Explorer 6 nebo Firefox 3.0, který využívá Outlook Web Access (OWA); pak jsou ale závislí na připojení k Internetu

Je možné jít i cestou koexistence, kdy využíváte jak Exchange Online tak Exchange on-premise. Toto řešení bude zřejmě vhodné například pro zaměstnance pracující většinu času mimo kancelář.

SharePoint Online

SharePoint je produkt pro týmovou spolupráci umožňující sdílení a správu dokumentů, databáze znalostí, kalendářů apod. V jeho Online podobě lze jednoduše bez složitého nastavování začít tvořit a sdílet obsah. K dispozici je 250 MB prostoru na uživatele, 100 site collections, přístupných přes protokol HTTPS. Bezpečnost (především antivirovou ochranu) zajišťuje Microsoft Forefront Security for SharePoint. SLA je také 99,9 %, přičemž pokud dojde k rozsáhlejšímu výpadku, bude služba zlevněna, pod 95 % dostupnosti v daném měsíci dokonce zcela zdarma. To platí pro celý komplet služeb BPOS.

SharePoint Online lze používat i zcela bez produktů Office, čímž se však snižuje jeho funkčnost. Obzvláště Office 2010, který si zakládá na principech spolupráce a vysoké produktivity, je pro SharePoint ideálním doplňkem. Podporované prohlížeče, kterými lze přistupovat na firemní portál, jsou Internet Explorer 6.0 a novější, Firefox 3.0 a novější a Safari 3.1.2. K jeho editaci pak lze doporučit volně dostupný Office SharePoint Designer.

Office Communications Online

Office Communications Online o další krok přibližuje realitu marketingově zvanou sjednocená komunikace. Jedná se v podstatě o komunikační prostředek podobný Live Messengeru, ICQ, Skype, který je ale vhodný i do firemního prostředí, díky svému zabezpečení a hlavně kvůli provázanosti s ostatními produkty Microsoft Office a SharePoint Serverem. Office Communications Online dále zajišťuje funkci prezence a 1:1 audio/video komunikaci uvnitř firemní sítě. Intelligent Instant Message Filter se stará o ochranu proti virům a spamu. Každý uživatel může mít až 250 kontaktů (přitom každý distribuční seznam je započítáván jen jako jeden kontakt). K této službě lze přistupovat s využitím Office Communicator 2007 R2, jehož licence je dostupná v rámci předplatného této služby.

Office Live Meeting Online

Jak už název napovídá, je tento produkt zaměřen na pořádání web konferencí, školení a online prezentací. Obzvláště v dnešní době je dobré vzít v úvahu, kolik může ušetřit cestovních nákladů a času.

Při setkání online je možné použít audio/video prostředky, povolit druhé straně aktivně se zapojit do komunikace pomocí chatu, interaktivního sdílení pracovní plochy atd. Celou konferenci lze samozřejmě zaznamenávat, což pomáhá obzvláště při školeních. Počet účastníků jednoho Live Meetingu může být až 1250. Licenci potřebuje pouze „svolavatel“ meetingu. Účastníci se mohou připojit pomocí klienta Microsoft Office Live Meeting 2007, který je dostupný zcela zdarma.

Nástroje

V rámci BPOS se vám do rukou dostanou i mnohé nástroje, které mají za úkol zjednodušit a zpříjemnit používání služeb. Pro hladký přechod do datacenter společnosti Microsoft existuje mnoho migračních nástrojů, které usnadní cestu například z POP, IMAP nebo staršího on-premise Exchange serveru. Díky dalšímu nástroji lze snadno synchronizovat firemní Active Directory s Microsoft Online Active Directory a usnadnit si tak administraci uživatelů v online prostředí. Jinak správa všech služeb probíhá prostřednictvím jednotné webové konzole, kde lze měnit jednotlivá uživatelská nastavení, distribuční seznamy, firemní nastavení, atd.

Z dalších tu máme nástroj single sign-on, zjednodušující koncovému uživateli přístup k zakoupeným službám pomocí jediného přihlášení. To přispívá k udržování větší bezpečnosti z hlediska používání silných hesel. S pomocí tohoto nástroje lze také jednoduše dokonfigurovat další používané aplikace jako například Outlook, Office Communicator atd.

Standard, Deskless Worker

BPOS lze pořídit ve dvou základních modifikacích – Standard Suite a Deskless Worker Suite, který obsahuje pouze Exchange Online Deskless Worker a SharePoint Online Deskless Worker. Jde o funkčně omezené verze, které jsou ale výrazně finančně zvýhodněny. Exchange Online Deskless Worker má například pouze 500MB mailbox a lze k němu přistupovat pouze pomocí webového rozhraní, SharePoint Online Deskless Worker nedává možnost zapisovat (je read-only).

Hardwarové a softwarové nároky

Chcete-li využívat pouze služby online, stačí se soustředit na požadavky na klientský počítač a síťové připojení. Operační systém koncového PC může být kterákoliv edice Windows 7 a Vista, XP Professional SP2, XP Tablet PC Edition SP2 a MAC OS X (10.4 a 10.6). Dále je doporučován, k zajištění plné funkcionality, internetový prohlížeč Internet Explorer 8. Hardwarové nároky na klientský počítač se odvíjejí pouze od nároků operačního systému a provozovaných desktopových aplikací.

Online řešení vám ušetří starosti se serverovým hardwarem, ale na druhé straně klade zpravidla větší nároky na internetové připojení. Podrobnosti o požadavcích naleznete na stránkách Microsoft Online Services – Nápověda a postupy, kde jsou popsány i další parametry jako používané porty a přibližné nároky na šířku pásma podle zvolených služeb a počtu uživatelů.

Jak si zajistit podporu

Předplatné BPOS si může každý zákazník sám pořídit přes zákaznický portál v češtině a potřebuje k tomu pouze Microsoft Live ID. Zde nalezne také podrobné informace o jednotlivých službách a cestu k 30denní zkušební verzi až pro 20 uživatelů.

zadání partnerské firmy při objednávání BPOS

Dobré je ale nebýt na všechno sám a zajistit si podporu a pomoc při implementaci nebo případných problémech či administraci. DAQUAS vám zajistí podporu před- i ponákupní. Na požádání vám připravíme zkušební verzi a při náročnějším nasazení v koexistenčním módu jsou samozřejmostí licenční konzultace, které vám zajistí certifikovaní odborníci. Cena služeb se zapojením partnera nemění. Nezapomeňte ale vybrat na portálu partnera DAQUAS, Praha 2, ID 516381.

BPOS a vlna 14

Přechod online služeb Microsoft na produkty vlny 14 je plánován na začátek roku 2011. Tím dojde u BPOSu k značnému rozšíření funkcionality. Jednou z významných změn by měly být i Office Web Apps v rámci SharePoint Online, které umožní editovat a vytvářet dokumenty Wordu, Excelu, PowerPointu a OneNote, bez nutnosti pořízení multilicenčních sad Office. Update by měl dále přinést například: možnost nastavení Password Policy, novou administrátorskou konzoli, 5 administračních rolí, větší možnosti využití PowerShellu a rozšířenou funkcionalitu jednotlivých služeb.

Další online služby Microsoft

BPOS je možné rozšířit nákupem dodatečného úložiště pro SharePoint Online nebo službou Hosted BlackBerry, která zákazníkům Exchange Online zajistí plnou funkcionalitu pro koncová zařízení BlackBerry. V roce 2011 by se zákazníci měli dočkat Windows Intune, služby, která zajistí správu koncových počítačů. Ta je nyní dostupná jako beta 2.

Dále si lze předplatit například Microsoft Dynamics CRM Online, bezpečnostní produkty jako Forefront Protection 2010 for Exchange Server, Forefront Security for Office Communications Server, Forefront Threat Management Gateway Web Protection Service atd. A lze očekávat, že se portfolio služeb hostovaných přímo společností Microsoft bude neustále rozšiřovat.

Online služby a aplikace Office

Jak si BPOS stojí mezi konkurenčními řešeními? Lze jej používat bez aplikací nainstalovaných na koncovém počítači, ale velkou výhodou pro něj je právě provázanost s produkty Office, které jsou pro mnoho uživatelů běžným a každodenně používaným softwarem. Tato kombinace zjednodušuje práci a zvyšuje její produktivitu. Pro příklad uvedu přínosy několika aplikací:

  • Outlook 2010 (2007) je klient pro Exchange Online a SharePoint Online a umožní pracovat, i když zrovna není k dispozici připojení k Internetu
  • Word, Excel a PowerPoint 2010 (2007) mohou otevírat a ukládat dokumenty přímo na SharePoint Online a ve verzi 2010 může jednoduše pracovat více uživatelů na jednom dokumentu zároveň
  • InfoPath 2010 (2007) se dá použít k vytváření profesionálně vyhlížejících formulářů, které lze ukládat a přistupovat k nim prostřednictvím SharePoint Online
  • Communicator 2007 je klient pro Communications Online, který poskytuje Instant Messaging a informace o prezenci uživatelů
  • SharePoint Workspace 2010 (Groove) je offline klient pro SharePoint, který automaticky zajišťuje přístup k dokumentům uloženým na SharePoint, i když není k dispozici připojení k Internetu

Cena a licencování

Licence BPOS jsou na bázi předplatného, v minimálním objemu 5 uživatelů. Smlouva se podepisuje na 12 měsíců a po uplynutí 1 roku ji lze ukončit s výpovědní lhůtou 30 dní. Jinak se předplatné automaticky obnoví. Při obnově je stanovena výše měsíčních poplatků podle aktuální sazby, která je pak fixována po celé následující období.

Poplatky se hradí měsíčně přímo společnosti Microsoft, a to pomocí online platební karty, nebo od objemu služeb v hodnotě minimálně 200 € lze využít elektronické faktury. Počet licencí je možné kdykoliv zvýšit na zákaznickém portálu, ale snížení jejich počtu lze provést pouze s pomocí podpory při obnovení předplatného.

Základní cena služeb a balíčků za uživatele je přehledně zobrazena na následujícím obrázku. I online služby mají cenové hladiny podle počtu pořízených licencí, kde základní končí na 249, další jsou do 2399, 5999 a 14999. Dalším faktorem přinášejícím slevu je také to, že uživatel, kterému má být přiřazena licence online služby, je pokryt Client Access Licencí (CAL) k odpovídajícímu serveru, případně je mu přiřazen CORE CAL nebo Enterprise CAL. Všechny CALy musí být ovšem včetně Software Assurance. Předběžné náklady lze také zjistit v jednoduchém kalkulátoru umístěném na zákaznických stránkách Online Služeb.

tabulka cen za Microsoft online služby

Licence BPOS dále dává pokrytým uživatelům právo přistupovat k on-premise firemním serverům Exchange Server 2007/2010 Standard, Office SharePoint Server 2007/2010 Standard a Office Communications Server 2007 R2 Standard a Enterprise bez nutnosti dokupovat další CALy. Této možnosti lze využít jak v případě kombinovaného prostředí, kdy jsou používány jak servery ve firmě tak online služby, pro část nebo všechny uživatele, nebo za určitých okolností jako alternativní způsob zakoupení User CAL licencí pro zmíněné servery.

Jednotlivé komponenty lze zakoupit i zvlášť, ovšem výhodnější bývá pořídit celý balíček.