Těžko si nevšimnout, že slovíčko „cloud“ je v poslední době na poli IT snad nejčastěji skloňovaným pojmem. Těžko se mu však vyhnout. Roztahuje se nad námi jako sopečný mrak, ale holedbá se přitom úplně pozitivními účinky. Slibuje vyhovět nárokům na pružnost, účelnost vynakládání prostředků, předvídatelné cashflow a na užitek z nejnovějších dostupných technologií. Je tedy budoucnost úspěšného IT v mlhovině Andromedy nebo v oblacích online služeb?
Všichni dobře víme, že udržet moderní a flexibilní IT prostředí stojí každou společnost nejenom nemalé vstupní investice, ale také vyžaduje stálou údržbu a správu softwaru i hardwaru, na němž běží. Jestli patříte k těm, kdo mají husí kůži pokaždé, když musí před vedením obhajovat investici do nového softwaru, byť ten stávající už léta nevyhovuje, trpíte alergií na uživatele, přicházející hlásit „zas to nefunguje“ nebo se vám zvedá tlak z pomyšlení, že srdce vašeho systému silou vůle zbudované a neutuchajícím úsilím uchovávané na letitých serverech a starých dobrých OEM verzích softwaru může ze dne na den dotlouci, rozhodně čtěte dál.
Po prvních krocích v oblacích se službou Business Productivity Online Service přichází nový vítr pod značkou Office 365. Ta přináší výhody cloudového řešení do firem všech velikostí. Jednoznačnou výhodou je snížení nákladů na hardware, dramaticky menší vstupní investice, dostupnost prakticky odkudkoliv a spousta možností, jak si sestavit to nejvhodnější řešení podle potřeb společnosti. Office 365 nabízí hned několik technologií.
Exchange Online
Hostovaný e-mail server Exchange Online poskytuje přístup k poště téměř odkudkoliv, mobilní zařízení s technologií Active Sync nevyjímaje. Uživatel může využít velikost schránky až 25 GB a posílat až 25 MB velké maily. Přístup přes webové rozhraní pomocí Outlook Web Apps nabízí známé prostředí mailového klienta a umožňuje efektivní sdílení kalendářů, úkolů, kontaktů, prostě vše, na co jsou uživatelé Exchange zvyklí. To vše pečlivě a dekorativně zabaleno do ochranné fólie Forefront Online Protection for Exchange na obranu před nevyžádanou poštou a viry.
SharePoint Online
Mezi faktory zásadně ovlivňující produktivitu zaměstnanců patří spolupráce v podnikových pracovních týmech, jejímž představitelem v dresu Microsoft je právě SharePoint. Jeho online příbuzný je řešením pro interní portály, sdílení dokumentů a práci s nimi ať už prostřednictvím Office 2010, webového rozhraní, nebo z podporovaného mobilního telefonu. Problémem nejsou ani webové stránky, pomocí šablon a jednoduchých nástrojů je lze snadno navrhnout, upravovat a spravovat. V základní výbavě je úložiště s velikostí 10 GB, další prostor je však možno pořídit jako doplňkovou licenci.
Lync Online
Online varianta nástupce produktu Office Communications Server umí rychle nalézt tu správnou osobu a okamžitě se s ní spojit prostřednictvím zasílání rychlých zpráv (instant messaging), audiovizuálních hovorů služby Lync a online schůzek z aplikací systému Office, které již většina z nás každodenně používá. Rychlé a efektivní spolupráci a drastické úspoře cestovních nákladů a času určitě napomůže možnost rozsáhlých audio-, video- a webových konferencí nad sdílenou plochou obrazovky.
Office Web Apps
Webové aplikace Office Web Apps jsou praktickými společníky aplikací Microsoft Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Nabízejí snadný způsob, jak prohlížet a upravovat dokumenty přímo ve webovém prohlížeči. Tabulky aplikace Excel a poznámkové bloky aplikace OneNote lze upravovat společně s ostatními v reálném čase a zobrazovat si přesné informace o tom, kdo dokumenty upravuje nebo si je prohlíží. V Office 365 je dostupná i plná instalace Office Pro Plus, kterou od standardního multilicenčního Office Pro Plus nerozeznáte. Jediným rozdílem je fakt, že Office z Online služeb musí mít alespoň jednou měsíčně přístup k Internetu kvůli aktivaci. Uživatel licence si navíc může Office Pro Plus nainstalovat až na 5 zařízení.
Čeho se nebát?
Služby Office 365 jsou poskytovány z datových center Microsoft v Severní Americe, Evropě a Asii. Pro naši republiku primárně slouží to v Irsku. Všechna datacentra se vyznačují robustním zabezpečením a splňují všechny normy na ochranu osobních údajů. Můžete počítat s tím, že vaše data v nich budou jako v bavlnce a o jejich uložení a dostupnost bude pečováno lépe, než byste si při podobných nákladech mohli dopřát ve vaší společnosti. Co se týče dostupnosti služby, Microsoft smluvně garantuje, že v 99,9 % času vaši práci nijak neomezí.
Velký výběr
V rámci Office 365 jsou dostupné tři typy balíčků – Professional (P), Kiosk (K) a Enterprise (E), každý v několika variantách obsahu. Plány P jsou určené pro společnosti do 25 uživatelů, nedají se kombinovat s jinými plány a také přechod na jiný plán je dosti komplikovaný. Pokud počítáte s růstem společnosti, rozhodně sáhněte rovnou po některém z plánů E, případně v kombinaci s K. V nabídce je také skupina produktů, jež je možné pořizovat odděleně – mimo předdefinované plány (kupříkladu Office Pro Plus), a také rozšiřující produkty (dodatečné úložiště, archivace pošty apod.).
Plaťte, co používáte
Produkty Office 365 jsou dostupné ve dvou licenčních smlouvách (podle velikosti společnosti). Je v nich jen jediný závazek: po celý první rok odebírat minimálně takový objem služeb, s jakým jste do smlouvy vstoupili. Po roce však můžete počty uživatelů a skladbu licencí snižovat či zvyšovat dle aktuální potřeby. Zaplatíte vždy jenom to, co opravdu používáte. A jistě oceníte i měsíční rozložení plateb namísto investic do softwaru i hardwaru.
Licenční zajímavosti
Od března 2011 se appendix (příloha) dokumentu Užívací práva k produktům Microsoft (Product Use Rights, PUR) stal samostatným dokumentem Microsoft Online Services Use Rights. Je ke stažení ve stejných jazycích (tedy i česky) a ve stejném (kvartálním) rytmu jako původní multilicenční dokument. Má i stejnou strukturu, takže začíná Přehledem změn a úprav od minulého vydání, pak následuje kapitola Všeobecné užívací podmínky a v ní se mimo jiné dočtete například to, že pokud jsou v produktu nějaká technická omezení, která jej umožňují použít jen určitým způsobem, je zakázáno je obcházet. (Porušení takového zákazu samozřejmě znamená porušení licenčních podmínek, kterýmž se uživatel zříká možnosti legálně používat software – protože samozřejmě toto právo má jen ten, kdo podmínky dodrží.)
Smlouva dále zakazuje zneužití internetových služeb takovým způsobem, který by jakkoli poškozoval ostatní uživatele Internetu. Též upozorňuje na povinnost pečlivě chránit klíče KMS a MAK před zneužitím neoprávněnými osobami a popisuje sankce a opatření, pokud ke zneužití dojde. Stejně jako u klasických licencí řeší multiplexing (tedy to, že i nepřímé použití produktu – prostřednictvím jiného zařízení či softwaru – vyžaduje licenční pokrytí) a upozorňuje, že při použití více produktů, které je nutné navzájem kombinovat, aby mohlo být provozováno určité řešení, vyžaduje obstarat licence pro všechny z nich.
Licence pro Online služby jsou dvojího druhu – User Subscription License (USL) nebo Device Subscription License (DSL). Je to vcelku jednoduché – licence pro zařízení se týkají jen služby Windows Intune, případně rozšířené ještě o Microsoft Desktop Optimization Pack. Nástroje z okruhu Office 365 všechny vyžadují licence na uživatele. Pečliví čtenáři (nebo nároční uživatelé) ovšem vědí, že existuje ještě jedna „meziskupina“ licencí, a to jsou licence přídavné – Additional Licenses, kterými lze rozšiřovat různá technická omezení: doplňkové služby, rozšiřující diskový prostor, velikost poštovní schránky atd.
Specialitkou je předplatné Office Pro Plus Subscription – ať již jako samostatná služba nebo součást plánů E3 a E4, která uživateli umožňuje zvolit si až 5 různých zařízení, na něž si smí Office nainstalovat a užívat jej. Samozřejmě: pouze on sám, další uživatelé stejných zařízení by museli mít odpovídající USL licenci. Tato zařízení pak lze používat, i když nejsou připojena do Internetu, ale musí se připojit vždy nejméně jednou za 45 dní, jinak by funkčnost aplikace byla omezena. Též je ve smlouvě (z logických důvodů) zakotvena i povinnost nainstalovat a přejít na novou verzi produktu, pokud na ni přejde celá služba.
A úplně nejvíce si v licenčním ujednání počtou uživatelé služby Windows Intune, která je na jedné straně podmíněna tím, že vyžaduje takzvané oprávněné licence, ale zároveň také sama funguje jako upgrade a podobně jako Software Assurance na straně druhé. To už ovšem není předmětem dnešního povídání o licencích Office 365.
Jak vidíte, svět licencí v mracích je poměrně duhový; chcete-li si ty různé barvičky podmanit, a přitom se vám zdá, že máte ještě stále víc zamračeno než jasno, ptejte se.
Office 365 je momentálně ve fázi veřejného testování. Z ostré verze bychom se ale měli těšit už každým dnem. Dočetli jste až do konce? To pravděpodobně znamená, že vás Online služby společnosti Microsoft zaujaly. Pokud si je chcete vyzkoušet a porozumět tomu, co by jejich využití přineslo právě vaší společnosti, neváhejte se na nás obrátit telefonicky nebo mailem. Rádi vám pomůžeme.