Důvody, které nás vedou k většímu zamyšlení nad významem organizačních struktur ve společnosti, mohou být různé. Jedním z nich je růst společnosti spojený s nárůstem počtu a interní fluktuací zaměstnanců. S touto situací se v poslední době setkáváme čím dále častěji. Než se vrhneme do dokumentování a zobrazování organizační struktury pomocí prostředků a nástrojů IT, pojďme se nad tímto zadáním trochu lépe zamyslet.
Jakmile má firma více než jednoho zaměstnance, musí být zřejmé, kdo komu podléhá. U malých společností je struktura v podstatě přehledná a někdy ani nemusí být pevně zakotvena. Může vyplývat jen z praxe a každodenní skutečnosti. Když se ale dostaneme k větším společnostem se stovkami zaměstnanců, vše se začíná komplikovat a výběr správné organizační struktury může být záludný. Vznikají další, nové potřeby jako pohlížet na společnost podle různých aspektů a zprostředkovat tak potřebné informace a znalosti o pracovnících, jejich vazbách nebo o neobsazených pozicích v jednotlivých organizačních jednotkách. Obecně bychom mohli konstatovat, že bez organizační struktury nemůže fungovat žádná společnost.
Organizační struktura se promítá v mnoha aspektech i do samotných aplikací IT – od technických záležitostí, jako je řízení přístupů k informacím a automatizace v rozhodovacích a schvalovacích procesech, až po věci praktické, jako je dohled nad projekty, schvalování výplat či služebních cest.
Zvolit správnou organizaci pracovníků (ne vždy jde o kmenové zaměstnance) pro všechny tyto aspekty může být obtížné a často se to komplikuje i nutností využít pro jednotlivé aspekty vlastní organizační strukturu – oddělení, týmy nebo nákladová střediska.
Dobrým ukazatelem čistoty a pochopitelnosti zvolené struktury bývá tzv. organigram – grafické stromové znázornění vztahů mezi jednotlivými zaměstnanci. A často je to právě toto znázornění, které ukáže základní nedostatky v organizační struktuře společnosti.
Naše řešení EMRIS Organigrams (a jeho varianty se specifickými úpravami pro různé klienty) je navrženo, aby nabídlo vykreslení jednoho nebo více definovaných stromů dle databázových podkladů. Řešení je dostatečně dynamické, aby se vypořádalo s různými strukturami, očekává ale komplexní strukturu, která musí být nejdříve připravena a ideálně používána i v jiných aplikacích.
S čím počítat při implementaci řešení pro automatizovanou správu a evidenci organizačních struktur?
- Nadšení, které střídá skepse.
- Odhodlání, které je konfrontováno se zjištěním chaosu a nepřipravenosti v datech.
- Hledání odvahy a odpovědnosti pro přijetí rozhodnutí.
- (Marná) snaha vyhovět všem požadavkům a představám za účelem nalezení vysněného ideálního a dostatečně flexibilního řešení.
Dosáhnout automatizované, komplexní a náležitě elastické struktury je často běh na dlouhou trať. Mnohdy je požadovaný výsledek závislý na vícero vstupech z jiných systémů, proto si proberme různé vazby, na kterých lze strukturu budovat.
Vazba mezi zaměstnanci
Organizace v konečném důsledku funguje na základě vazeb zaměstnanců. Jakákoliv struktura by měla být přeložitelná do vztahu konkrétního vedoucího a konkrétních podřízených, a to na každé úrovni. Právě tyto vztahy vás totiž nejvíce zajímají, pokud v organizaci něco hledáte. Rozhodně byste se ale neměli unáhlovat a svou strukturu zakládat pouze na lidech.
Vazba mezi lidmi nabízí sice skvělou podrobnost a přizpůsobitelnost, ale správa této struktury je velice složitá a přináší všemožné komplikace hlavně v případě fluktuací zaměstnanců a reorganizací. Při změně vedoucího pracovníka, jeho zastupování či odchodu je nutné provést změny vazeb u všech jeho podřízených, což je časově náročné a náchylné k případným chybám. A pokud se nepovede vedoucího zaměstnance rychle nahradit a ve struktuře zůstane prázdná pozice, v podstatě tím ze stromu organizace vyřadíte celou jeho větev se všemi lidmi pod ním.
Vazby mezi odděleními
Práce s odděleními je mnohem snazší a také přirozenější, protože již má svůj základ v každé společnosti. Ať se budeme bavit o členění na oddělení, pracovní skupiny, lokace, pobočky, divize či nákladová střediska, je jisté, že nějaké rozdělení už máte ve společnosti zavedené. Je pak snadné toto rozdělení přetvořit do stromové struktury. Například každé oddělení má jistě svého vedoucího či manažera, případně nějakého dalšího nadřízeného či naopak podřízeného zástupce. Díky tomu můžeme každému zaměstnanci určit jeho nadřízeného podle vedoucího oddělení a tento vedoucí pravděpodobně bude mít vedoucího z jiného, nadřazeného oddělení.
Tato struktura má zjevnou výhodu v přirozené přítomnosti a správa struktury proto nezahrnuje mnoho práce navíc. Oddělení ale mohou trpět menší podrobností – ne každému se chce tvořit oddělení pro skupinky například tří lidí, abychom zachytili všechny vazby lidí. V tu chvíli můžeme samozřejmě kombinovat strukturu oddělení s vazbou konkrétních lidí či kombinovat s další strukturou třeba pracovních či projektových skupin. Čím více způsobů propojení ale využijeme, tím složitější a nepřehlednější správa struktury bude.
Vazby mezi rolemi
Role nebo pozice jsou na rozdíl od oddělení poměrně netradiční. Každý zaměstnanec má pravděpodobně určitou definovanou pozici nebo roli, kterou zastává, ale ne vždy je zvykem uvažovat o těchto pozicích jako o struktuře. Přitom stačí, aby se každé pozici určila jiná nadřazená pozice, a dosáhneme stejné detailnosti organizační struktury jako u vazeb zaměstnanců, ale bez výše popisovaných negativ.
Složitost správy zmíněná u vazeb lidí se projeví pouze při prvotní tvorbě, ale při správě již na vazby většinu času nesaháme. Příchod, odchod či přeřazení pracovníka je jen změnou pozice, ale vazby staré i nové pozice zůstávají nezměněny. Nikdy tak nehrozí výše zmíněné ztracení větve zaměstnanců, protože pozice zde stále je, jen třeba neobsazená. Pokud je to nutné, je možné klidně zobrazit celou strukturu bez přítomnosti lidí. Svým klientům proto rozhodně tento typ organizační struktury doporučujeme.
Nestandardní vazby
Ať už zvolíte jakoukoli strukturu, vždy musíte uvažovat i nad všemi vazbami vymykajícími se zbytku organizační struktury. Musíte přemýšlet, jak se jim vyhnout nebo jak je co nejjednodušeji zakomponovat do vybrané organizační struktury.
U nižších pozic ve společnosti může často nastat rozpor mezi pohledem na směny a na skupiny. Například jedna pracovní směna má svého vedoucího, který má pod sebou operátora strojů a skladníka. Ale napříč všemi směnnými provozy mají svého vedoucího operátoři a jiného vedoucího skladníci. Jakým pohledem tedy vykreslit tuto strukturu? Ač to může znít zvláštně, u těchto nižších pozic je někdy lepší nad zobrazením vůbec nepřemýšlet, protože u těchto pozic není obvykle podrobná struktura potřeba.
U středních pozic společnosti může nastat podobný problém s více vedoucími například u asistentek, pokud je jedna asistentka příslušná dvěma nebo více manažerům. Který z nich je pak její nadřízený? V tuto chvíli je to trochu politická otázka, který ze dvou manažerů je důležitější, ale v konečném pohledu se můžeme vrátit k důsledkům struktury zmíněné na začátku – kdo asistentce schvaluje plat či dovolené? Pravděpodobně nadřízený těch dvou manažerů. Ve struktuře pak je druhou politickou otázkou, jak asistentku vykreslit pod stejným nadřízeným tak, aby se nejevila na stejné úrovni jako zmínění manažeři.
U vyšších až nejvyšších pozic pak narazíte na všemožné problémy, které ani nejdou všechny vypsat. Pro příklad si vezmeme vazbu dvou typicky nejvyšších pozic CEO a CFO. Logika a obvyklá praxe velí, že CFO je podřízený CEO a obvykle tam bude ve struktuře zaveden a uložen. Pokud jsou ale oba například spolumajitelé či jednatelé, chtějí navenek vystupovat jako rovnocenní a tomu se musí vykreslení organigramu přizpůsobit. Stejně tak pokud je společnost součástí většího holdingu, je pravděpodobné, že CFO ani nepodléhá nikomu ze společnosti a spíše někomu z holdingu. I to musí být v organigramu promítnuto.
Na tyto vymykající se vazby, nebo v případě nejvyšších pozic dokonce přerušení vazeb, jde jen velmi těžko vymyslet nějaká univerzální pravidla. Ve zmíněném řešení EMRIS Organigrams jsme se snažili jich několik zachytit, ale i tak je to vždy o individuálním upravení řešení podle konkrétních praktických, technických i politických požadavků klienta. Protože pořád platí, že taková struktura není jen struktura. A není struktura jako struktura!
S organizační strukturou jsou také úzce spojeny profily uživatelů – karta uživatele jako otisk jeho identity a základ pro integraci. Ale to je již další téma, které si zaslouží vlastní prostor například na našem webu.
Martin Cihlář | EMRIS
