Veškeré účetní postupy doporučené v těchto textech jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.).
Při účtování o nehmotném majetku je nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.
Ať provozujete jakoukoli licenci, měli byste si od svého dodavatele vyžádat a uchovat:
Kopii dokladu o nabytí a licenční smlouvy doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.
- Originály nabývacích dokladů je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (viz zákon o účetnictví, část věnovaná skartaci dokumentů).
- Likvidační protokoly po vyřazení.
- Originály datových nosičů (doporučeno) – případně další součásti balení podle požadavků odstavce Doklad o licenci (Proof of License) v licenčním ujednání Microsoft Software License Terms.
- V případě „upgradu“ je nutné archivovat všechny doklady o nabytí až k prvnímu „zdrojovému“ produktu.
Jak zaúčtovat pořízení licence
Pokud nakoupená licence splňuje podmínky pro její zařazení mezi dlouhodobý nehmotný majetek:
- doba použitelnosti delší než jeden rok,
- pořizovací cena nad hranicí určenou účetní jednotkou (ve většině případů 60 000 Kč při použití shodné hranice s ustanoveními zákona o dani z příjmů),
účetní jednotka o jejím nákupu účtuje na účet skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, kam jsou dále zaúčtovány i všechny náklady, které s pořízením souvisejí a jsou součástí pořizovací ceny. Těmito souvisejícími náklady jsou zejména instalace, odměny za poradenské služby, expertízy, předprojektové přípravné práce, zkoušky před uvedením majetku do stavu způsobilého k užívání (nikoliv na záběh a osvojení po uvedení do stavu způsobilého k užívání).
V okamžiku, kdy je licence uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, plně funkční a jsou splněny povinnosti stanovené právními předpisy pro její užívání, měla by být zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek na účet skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní jednotka by měla zvážit vhodné analytické členění účtů.
Nejedná-li se o dlouhodobý nehmotný majetek z důvodu nesplnění limitu výše ocenění pro dlouhodobý nehmotný majetek stanovený účetní jednotkou, je pořizovací cena licence zaúčtována přímo do nákladů běžného období na účtu skupiny 51 – Služby. Dále se o tomto majetku neúčtuje na účtech rozvahových, měl by být však zachycen v operativní (podrozvahové) evidenci.
Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.
Účetní odpisy licence
Po zařazení do užívání účetní jednotka postupně odepisuje pořizovací cenu licence do nákladů na základě odpisového plánu. Doba účetního odepisování bude stanovena dle vnitřní směrnice účetní jednotky. Odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru a účtují se na účet skupiny 55 – Odpisy, rezervy (MDi) a 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku (Dl).
Daňové odpisy licence
Dle zákona o dani z příjmů (ZDP) se bude odepisovat 36 měsíců (počítáno na měsíce, nikoli tři kalendářní roky).
§ 32a ZDP – týká se majetku nabytého úplatně, vkladem společníka či tichého společníka, darováním nebo zděděním, vstupní cena je vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok.
UPGRADE – technické zhodnocení licence
Vzhledem k licenčním modelům společnosti Microsoft je možný pouze upgrade desktopového operačního systému či aplikací, který připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51 – Služby. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.
Převod licence na další subjekt
Produkty v krabicovém balení může první majitel licence prodat jinému subjektu. Pokud dojde k rozdělení nebo změně právní subjektivity organizace, je možné licence převést na nástupnický subjekt.
Vyřazení licence
Při vyřazení licence je její účetní zůstatková cena k datu vyřazení zaúčtována do nákladů běžného období. Účetní zůstatková cena se odúčtuje z účtu skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek (Dal) souvztažně s některým z následujících účtů v závislosti na důvodu vyřazení:
- Prodej, bezúplatný převod (darování), manko nebo škoda: skupina 54x – Jiné provozní náklady.
- Likvidace: skupina 55 – Odpisy, rezervy, komplexní náklady příštích období a opravné položky provozních nákladů.
- Vklad: skupina 36x – Závazky ke společníkům, k účastníkům sdružení a ke členům družstva.
- Vyřazení mimo podnikání: skupina 491 – Účet individuálního podnikatele.
Současně dojde k zúčtování dosud zaúčtovaných oprávek z účtu skupiny 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku souvztažně s příslušným účtem skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek.
Účetní jednotka je pak povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána. Záznam o používání a protokol o vyřazení licence doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.
Možnosti přechodu na jiný licenční model
Licence získané v krabicovém balení softwaru jsou trvalé, další nákupy se mohou odehrát jakýmkoli způsobem.
Microsoft Online Services
Je důležité seznámit se s informacemi o licenčních podmínkách a povoleném způsobu použití produktů, které jsou poskytnuty v rámci služby – čtvrtletně aktualizovaný dokument Užívací práva ke službám online společnosti Microsoft.
Co a jak dlouho archivovat
Originály dokladů o poskytnuté službě a o jejím využívání koncovými uživateli u zákazníka je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru.
Jak zaúčtovat pořízení licence
V tomto licenčním modelu dochází k pronájmu licencí a jejich využití na určitou konkrétní dobu. K faktickému pořízení licence zde vůbec nedochází. Uživatel je oprávněn používat software po dobu, na kterou má zaplacenu službu.
Platby za software budou účtovány na účty skupiny 51 – Služby. Z hlediska daní z příjmu se bude jednat rovněž o náklady na služby.
Zvláštní pozornost je třeba věnovat DPH
Služby Microsoft Online Services (Office 365, Windows Intune, CRM Online) jsou vždy poskytovány společností Microsoft Ireland Operations Ltd. Společnost Microsoft v Irsku je plátcem DPH registrovaným v EU, z čehož vyplývá, že při přijetí služby nebude účtováno DPH na dokladu, ale bude využito principu reverse charge. Vzhledem k pravidlům legislativy EU je pak příjemce služby, který není plátcem DPH, povinen se k DPH registrovat a odvést DPH již z tohoto plnění.
Účetní odpisy licence
Účetní jednotka neodepisuje, výdaje za pronájem jsou promítnuty přímo v nákladech.
Daňové odpisy licence
Účetní jednotka neeviduje žádné daňové odpisy. Náklady jsou vykazovány v položce služby.
Možnosti přechodu na jiný licenční model
Po ukončení smlouvy Microsoft Online Services nezůstává uživatelům žádné právo na používání softwaru, ani toho, který měli nainstalovaný na přístupových zařízeních, musí jej odinstalovat nebo pořídit odpovídající licence jiným licenčním modelem.
Jak zacházet s licencemi USL
USL (User Subscription License) je licence, která opravňuje uživatele k využívání určité služby. Některé USL slouží zároveň i jako CAL (na shodný server provozovaný přímo zákazníkem).
Takové licence (a nabytí licencí USL) doporučujeme evidovat v IT oddělení, především z důvodů prokazování legality softwaru a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně/odděleně.
Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS, s.r.o. Je rozpracována i pro další typy smluv a nákupů a různé kategorie klientů. Můžete ji objevit na stránkách www.legalnisoftware.cz.
ATERRA ADVISORY a ekonomové ve službách společnosti DAQUAS