Návody


Samozřejmě se jedná o nadsázku, a schválně nechci zabíhat do toho, jak velkou. To se totiž odvíjí od ochoty přijmout nové vize, které se na první pohled zdají skryté nebo nepoužitelné. Dnes, ačkoli se budu věnovat jen Office 365 Groups, může být přesah do vašich profesních životů zásadní. Jste otevřeni? Čtěte, až budete! Skutečný dopad tohoto článku pocítíte až po dnech nebo týdnech, kdy si začnete uvědomovat limity práce standardními metodami, které máte dnes a denně na očích. Pojďme se podívat, co Office 365 Groups jsou a co umí. Pro pochopení souvislostí s vaší realitou je to důležité.

externí autořiexterní autoři
Cloud ServicesCloud Services
14.06.2017 12:15:0014.06.2017 12:15:00

externí autoři

externí přispěvatelé magazínu softwarový QUAS

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Office 365 Groups: Seznamte se! (aneb Konec e-mailu v Čechách)

Samozřejmě se jedná o nadsázku, a schválně nechci zabíhat do toho, jak velkou. To se totiž odvíjí od ochoty přijmout nové vize, které se na první pohled zdají skryté nebo nepoužitelné. Dnes, ačkoli se budu věnovat jen Office 365 Groups, může být přesah do vašich profesních životů zásadní. Jste otevřeni? Čtěte, až budete! Skutečný dopad tohoto článku pocítíte až po dnech nebo týdnech, kdy si začnete uvědomovat limity práce standardními metodami, které máte dnes a denně na očích. Pojďme se podívat, co Office 365 Groups jsou a co umí. Pro pochopení souvislostí s vaší realitou je to důležité.

Všichni máme skupiny lidí, s nimiž se stýkáme, a tyto skupiny jsou velmi dynamické (squash, kino, kolo...), a máme i skupiny lidí, které se moc nemění a jsou víceméně statické, jako je rodina.

Groups toto standardní, a hlavně přirozené dělení a chování podporují i v profesním životě. Proto je adopce tohoto nástroje či služby velmi rychlá a intuitivní.

Groups vytvářejí jednotný prostor napříč aplikacemi O365 (viz obrázek). To znamená, že uživatel podle potřeby pomocí Groups vytvoří prostor (skupinu) pro různé účely s různými lidmi v organizaci. Nejčastěji se jedná o projekt nebo skupinu pro oddělení. Uživatelé si velmi rychle zvyknou na používání skupin, které jim sjednocují komunikaci s lidmi a technologie pro práci s daty do jednoho celku. Dostupné nástroje O365 (třeba Planner) jsou v každé skupině obsaženy separátně. To se dá připodobnit k virtuálním serverům – i když mám jen jeden fyzický server, můžu mít spoustu virtuálních.

Zásadní posun a přínos je v efektivitě používání služeb IT a zjednodušování prostředí, které je obvykle pro uživatele zbytečně komplikované. Potřebujeme automatizovat operativu, projekty vyvíjet v co nejdynamičtějším prostředí, ustupuje se od standardních metod projektového řízení a místo naprosté kontroly nad projektem dáváme přednost efektivitě. Groups se používají tak snadno, že každý uživatel (pokud je mu dovoleno v rámci IT politiky) je schopen vytvářet skupiny dynamicky, jen co vznikne taková potřeba. Snadno vytvoří např. prostor pro projekt nebo skupinu oddělení, kde si společně budou vést úkoly, sdílet a ukládat soubory, přibírat členy z řad kolegů atd.

Odpadá tím pracné a časově velmi zdlouhavé řešení každé takové jednotlivé potřeby přes věčně zaneprázdněné IT, nastavování práv na sdílené složky nebo do SharePointu. Vše si řídí uživatel. Ovšem v zabezpečeném a spravovaném prostředí. IT neztrácí kontrolu a je vždy schopno zakročit, pokud to situace vyžaduje.

Obrovskou výhodou Groups je jejich integrace do prostředí Outlooku. Sice zatím není ideální, ale neustále se vyvíjí a jde o velmi používanou vlastnost.

Co mají tedy Groups společného s koncem e-mailu v Čechách?

Až ve dvou třetinách podnikových účtů najdete přes 250 nepřečtených mailů starších než 2 týdny. Až 2 hodiny denně strávíme jen čtením e-mailů. E-mail nebyl koncipován jako centrum řízení práce nebo společnosti, ale dnes ve spoustě firem právě tuto roli plní.

Nepoužívejte e-mail k vnitropodnikové komunikaci. Všechny informace máte v rámci O365 strukturovaně v Groups, úkoly řídíte přes Planner, soubory posíláte jako link a sdílení dokumentů je nejsnazší přes Word a Excel. Poznámky budete mít ve OneNote dostupné pro všechny ve skupině, diskutovat můžete v Teams…

Zní to šíleně, ale je to vyzkoušené a díky Groups je to opravdu možné! 

  • Ušetříte až 20 % času lidí, zaměstnanci budou spokojenější a udělají víc práce a vám i sobě více peněz. Pro externí komunikaci se mailu nezbavíte. Ale lidé spolu začnou opět mluvit.
  • Přestanou se vám ztrácet a „zapadat“ informace.
  • Know-how nebude z firmy odcházet spolu se zaměstnancem a jeho mailovou adresou.
  • Budete mít větší přehled o dění tam, kde spolupracují lidé z různých oddělení. 

Díky Groups můžete dostat toky informací pod kontrolu. Můžete IT oprostit od operativy nad přístupovými právy, můžete odbrzdit kreativitu uživatelů, dokud jim zbývá. Je to návrat k jednoduchosti.

Zavedení Groups

do jakékoli organizace je technicky velmi jednoduché. Nicméně, musí mu předcházet procesní analýza, která vyjasní používání všech aplikací O365, i těch méně známých, a zároveň nastaví toky informací a pravidla pro komunikaci. Toto je nejtěžší část, kterou musí firma projít. Zamyslet se nad vlastní změnou! A výsledkem může být jak evoluce, tak revoluce. Touto částí by vás měl provést zkušený partner.

Pokud se rozhodnete najít si cestu sami, zaměřte se hlavně na procesy, které dokážete díky Groups zjednodušit. Inspiraci můžete hledat i v našem okénku.

Groups jsou mocný nástroj

Jeho vývoj neustále pokračuje, a co není teď, může být brzy: https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap

Pro nás, odborníky v IT, i naše nadřízené je ukládání dat do cloudu stále téma. Groups vás tohoto tématu nezbaví a vy stejně budete stále ve střehu. Groups vám ale zjednoduší život, zjednoduší ho všem. Těžit z toho bude IT i business. Platforma O365 obsahuje vše, co potřebujete pro bezpečný chod svého IT. Nenechte se manipulovat prodejci on-premise řešení, dejte jasně najevo své potřeby, své požadavky na zabezpečení a porovnejte jejich nabídku s cenou předplatného O365.

Chcete to vidět naživo?

Groups jsou dostupné ve všech business plánech pro O365 a k využití na platformě PC, MAC i v mobilní aplikaci. 

Naskenujte si QR kód. Rád vám převedu kouzla, která se skrývají za jednoduchostí. Přestaňte používat e-maily v rámci firmy a zkuste využít to, co vám nabízí O365. Zajímá vás, jak na to? Napište mi. Všechno rád vysvětlím.

Pavel Soukup | DataClue