Návody


Firma je složitý organismus a má svoje specifika. Pro rozhodování, kontrolu či sledování finančních toků používají majitelé a lídři týmů různé nástroje, které jim potřebná data poskytnou. Microsoft Dynamics 365 Business Central dokáže požadovaná data jednoduše zobrazit – z jakéhokoli zařízení a bez složitých instalací.

externí autořiexterní autoři
Cloud ServicesCloud Services
16.07.2020 12:48:0016.07.2020 12:48:00

externí autoři

externí přispěvatelé magazínu softwarový QUAS

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Business Central v praxi

Firma je složitý organismus a má svoje specifika. Pro rozhodování, kontrolu či sledování finančních toků používají majitelé a lídři týmů různé nástroje, které jim potřebná data poskytnou. Microsoft Dynamics 365 Business Central dokáže požadovaná data jednoduše zobrazit – z jakéhokoli zařízení a bez složitých instalací.

O tom, proč zrovna Business Central může být praktickou volbou pro menší nebo středně velké společnosti, jsme mluvili s majitelem společnosti ARTEX informační systémy, Lukášem Příklenkem.

Pro koho byste Business Central doporučil?

Obecně řečeno, Business Central je primárně určen pro malé a střední podniky. Na druhou stranu systém dokáže dobře obsloužit i společnost s několika stovkami zaměstnanců. Jinými slovy, Business Central ocení společnosti různých velikostí, které chtějí mít přehled o svých aktivitách a využít ERP systém pro řízení firmy a nejen účetnictví. Navíc Business Central není nutné nikam instalovat a zobrazíte si ho i na mobilních zařízeních. To je standardní požadavek dnešní doby, ale ne všechny ERP systémy to dnes umožňují, nebo jen v omezeném rozsahu. 

Proč jste se ve firmě rozhodli přejít na Business Central?

Rozhodnutí přišlo ihned po uvolnění nové verze Navision, tedy nově Microsoft Dynamics 365 Business Central. Důvodů migrace byla celá řada. U nás samozřejmě hlavně to, že systém nabízíme svým zákazníkům a je ho tedy potřeba dobře znát, nejen po systémové stránce, ale i prakticky. Zároveň jsme partnerem společnosti Microsoft, takže je přirozené, že tento systém sami využíváme.

Jak dlouho Business Central používáte ve své společnosti?

Na Dynamics 365 Business Central jsme přešli před rokem, a to ve dvou fázích: nejprve jsme systém nasadili v rámci týmu vývojářů, kteří využívali to, co sami nastavili, upravili nebo vyvinuli (tzv. zákaznické extensions). Po čtyřech měsících jsme přidali oddělení servisu IT a účetní oddělení, která jsme průběžně zaučovali a vytvářeli prostředí, aby pro ně přechod byl co nejpříjemnější. V ostré verzi funguje hladce celá společnost již osm měsíců. Pro úplnost dodávám, že ve firmě používá Business Central aktivně třiatřicet lidí.

Jak dlouho trvala migrace ve vaší společnosti?

Tím, že to byla naše první migrace, na které bylo nutné vychytat „dětské nemoci“, nám s přípravou a testováním celý přechod zabral 14 dní ve třech lidech.

Co vám nový systém přinesl a za jak dlouho se to projevilo?

Efekt se projevil u některých sledovaných parametrů prakticky ihned. Troufám si říct, že jsme akcelerovali řadu byznysových činností.

Lépe jsme začali sledovat odpracované hodiny. Kolegové dokázali lépe kontrolovat hodiny strávené u zákazníka, což v důsledku znamenalo přesnější, a tedy i vyšší fakturaci. Začali jsme fakturovat až o 30 % hodin více. Pozitivním vedlejším efektem přesnější fakturace se stalo zvýšení kvality služeb – čímž nechci říct, že jsme před tím služby poskytovali špatně. Zpočátku klienti častěji požadovali vysvětlení a více reklamovali. Když jsme ale společně s nimi vyladili správné zadávání požadavků a jejich reportování, zvýšila se oboustranná spokojenost.

Systém nám zjednodušil sledování pravidelných fakturací, jako jsou např. předplatná pro Microsoft 365 a Azure, přehled zboží a kontrolu, zda bylo vše správně a včas vyfakturováno.

Dalším přínosem je zkrácení měsíční fakturace všech odběratelů Microsoft 365 z 20 dní na 4 dny. Systém nám dokáže uhlídat i zapomenuté fakturace.

Pro řízení společnosti máme díky lépe vykazovaným hodinám přesnější představu o tom, co se ve firmě aktuálně děje a jak jsme efektivní. Můžeme rychle reagovat na nedostatky už v průběhu měsíce.

Dále dostupnost online systému z jakéhokoli zařízení umožňuje práci odkudkoli, což se velmi osvědčilo během období karantény. Velmi často se také díváme na konkrétní data před nebo během schůzky u zákazníka na mobilním telefonu, což nám pomáhá vést lépe dialog a vyřešit některé věci přímo na místě.

Když bych to shrnul, s novým systémem jsme začali uvažovat trochu jinak, odpovědnost za služby fakturované zákazníkovi se více přenesla na konkrétní zaměstnance a ve svém důsledku přinesla vyšší tržby.

Jak náročný byl přechod do prostředí Business Central pro zaměstnance? Obecně lidé neradi mění zavedené zvyklosti a ke změnám se staví odmítavě nebo alespoň pasivně.

Na začátku jsem nechuť a částečně i odpor určitě registroval. Tím, že se změna neděje na zelené louce, ale implementujete ji v běžném shonu a pracovních povinnostech, není úplně jednoduché lidem odkrojit ještě další energii na něco nového.

Jako příklad bych uvedl proces přijetí Business Central u jednoho našeho klíčového zaměstnance. Byl vybrán jako jakýsi předvoj a posléze i ambasador zavedení nového systému mezi ostatní zaměstnance. Když mu byl systém představen, prohlásil, že je horší a zdlouhavější pro vykazování než dosavadní systém, a začal reálně uvažovat o výpovědi. Udělali jsme dohodu, že novému řešení dá šanci alespoň 14 dní a pak celou záležitost znovu vyhodnotíme. Zhruba po týdnu a půl přišel, že celá věc je vlastně jednodušší, uživatelsky i příjemnější a nemusí se přepínat mezi dalšími aplikacemi. Zásadní změnou, kterou ho nové prostředí donutilo udělat, bylo, že vykazování provádí na denní bázi místo hrubých odhadů zpětně za 2-3 týdny. Díky tomu se mu zvedly vykazované hodiny u klientů a samozřejmě i odměny.

Kdybych měl předat svou zkušenost s přestupem do nového prostředí, určitě doporučuji více s lidmi dopředu o změně komunikovat a zapojit správné kolegy do přípravy na tuto změnu.

Které části systému nejvíce využíváte pro svoje rozhodování?

Při schůzkách s obchodním oddělením využíváme pro sledování obchodních příležitostí část Příležitosti, což je mimo jiné integrovaný CRM systém. Tím jsme ustoupili od separátních prezentací jednotlivých obchodníků, kteří často měli informace jen ve svých „vlastních systémech“, např. OneNote, excelová tabulka apod. Lépe teď procházíme aktuální stav příležitostí a vidíme celkový pohled, jestli máme pro naše lidi dost práce, nebo ne. A porady jsou rychlejší.

Dalším častým přehledem je sestava pro kontrolu vyfakturovaných hodin a dále vystavených, uhrazených a neuhrazených faktur. Vidíme tak platební morálku našich zákazníků a reagujeme na případné problémy co nejrychleji.

Naši týmoví lídři využívají hlavně část pro řízení a vykazování projektů.

Modul Zboží nám slouží pro evidenci přijatého zboží a jeho automatizované dokumentace.

Jak je to s propojením Business Central s jinými aplikacemi? Které konkrétně využíváte?

Všechny služby, které Business Central poskytuje, je možné obsluhovat přímo v jeho prostředí nebo k nim přistupovat z propojených aplikací. Někteří naši zaměstnanci k Business Central přistupují pouze z těchto aplikací a nepotřebují nic dalšího. Jinými slovy, do Business Central ani nemusí přistupovat, a přesto ho mohou využívat. Data lze zároveň exportovat přímo do aplikací Office.

V rámci společnosti máme Business Central propojen s ticketovacím systémem Freshdesk, Power BI a Outlookem.

Aplikaci Freshdesk využíváme pro obsluhu klientů a jejich požadavků a dále pro interní zadávání práce a rozvojových projektů. V rámci Freshdesku je možné komunikovat s klienty (i v propojení s Outlookem), vykazovat a kontrolovat odpracované hodiny, vystavovat servisní listy. Vykázané hodiny se automaticky propisují do Business Central a pak fakturují.

Power BI využíváme pro přehledné reportování zejména kapacit našich zaměstnanců, odpracovaných hodin nebo času stráveného na jednotlivých zakázkách. Data jsou zobrazována v reálném čase. Dále Power BI využíváme i pro přehled a kontrolu fakturovaných paušálů.

Rád bych také zmínil automatizované přeposílání úkolů do e-mailu nebo propsání hodin do kalendáře Outlooku. Naprogramovaný skript propíše naplánované či vykázané hodiny do Outlooku, kde se zobrazí, jak je pracovník vytížen a naopak.

Co byste doporučil firmám, které uvažují o migraci na Business Central?

Systém funguje dobře a odpovídá současným požadavkům. Zároveň je to i o lidech, proto je dobré si nastavit správná očekávání, vytvořit podle nich určitá pravidla, seznámit s nimi kolegy a pak je dodržovat. Určitě doporučuji nepodcenit přípravu firmy na přechod a dostatečné zaškolení zaměstnanců. A zpočátku novinky i vícekrát opakovat. A samozřejmě pravidelně data/vstupy kontrolovat a vyhodnocovat. Pokud se pracovník např. naučí dobře vykazovat, nezabere mu to moc času, s čímž se na začátku můžete setkávat jako s lichým argumentem proti.

Lukáše Příklenka zpovídala Klára Víchová, ARTEX informační systémy

Jak fungují naši servisní technici ve FreshDesku

Ve společnosti ARTEX informační systémy máme ERP systém Dynamics 365 Business Central propojený s dalšími aplikacemi – Freshdesk, Power BI a Outlook, které nám pomáhají při komunikaci a řešení požadavků našich zákazníků. Cílem propojení je automatizovat některé rutinní činnosti, zajistit správné vykazování servisních a projektových hodin a získat ucelený přehled o chodu firmy.

Naši klienti zadávají servisní požadavky přes ticketovací systém Freshdesk nebo je posílají e-mailem na předem domluvenou adresu, kde se požadavek automaticky vytvoří a přiřadí správné skupině pracovníků, kteří jej pak řeší. Ve Freshdesku probíhá většina komunikace s klientem, mění se stav požadavku a vykazují se i hodiny. Každý požadavek, ve kterém se začnou vykazovat hodiny, se automaticky vytvoří v Business Central jako servisní zakázka. Do ní se posléze propisuje počet hodin a aktualizuje se stav požadavku. Dále se propisují veškeré důležité informace, jako je číslo a název zákazníka, kód prodejce (řešitele daného požadavku) a datum zadání. Na klienty jsou navázané i konkrétní projekty nebo pravidelné servisní paušály, z kterých se odečítají nebo přidávají odpracované hodiny. Pokud při plánování práce vyplníme i čas od – do, Business Central zašle e-mail s událostí, kterou lze přijmout a uložit do kalendáře konkrétního člověka. To také slouží k přehledu o vytíženosti jednotlivých lidí, plánování návštěv a řešení případných extrémů a nevyvážeností.

Business Central máme dále propojený s Power BI a sledujeme několik sestav. Ty jsou informativního charakteru a pracují se servisními zakázkami, projekty a vykázanými hodinami. Nejpoužívanější jsou sestavy vykázaných hodin podle zákazníka, konkrétního řešitele a oddělení v rámci naší společnosti. Prostřednictvím Power BI dále sledujeme projekty u jednotlivých klientů, kolik hodin a kým již bylo vykázáno. To nám pomáhá sledovat průběh jednotlivých projektů a odvedenou práci našich lidí.

Při uzavírání měsíce pak generujeme servisní listy k odsouhlasení ze strany zákazníka. Po schválení se zadává požadavek na vystavení faktury a její zprocesování v Business Central. Ten již zahrnuje potřebné informace pro automatické vystavení faktury a její zaslání v elektronické podobě na definované e-mailové adresy.

Na zavedení tohoto systému komunikace se zákazníkem a vykazování hodin si naši lidé zvykli rychle. Šlo primárně o usnadnění jejich práce a odbourání velké části dříve požadovaných administrativních činností. Díky dobrému přehledu o jednotlivých projektech a aktivitách lidí se nám podařilo zvýšit počet vykázaných hodin. Zlepšila se i komunikace s klienty a zbavili jsme se několika zbytečných kroků v administrativě. Sestavy ukazující výkon jednotlivých lidí také pomohly zvýšit zdravou rivalitu v týmu.

Klára Víchová, ARTEX informační systémy