Návody


Mohlo by se zdát, že řada momentálně platných omezení a celková nejistota příliš nenahrávají investicím a zavádění nových postupů ve firmách. Pokud ale chtějí společnosti krizi překonat a v budoucnu co nejvíc eliminovat vliv podobných okolností na provoz, musí změnit svůj přístup, například v oblasti řízení procesů, snižování nákladů nebo v přístupu k zákazníkům. Spoustě firem může právě teď prospět využití virtuálních procesních robotů, kteří díky technologii RPA (robotická procesní automatizace) dokážou zjednodušit práci, snížit náklady nebo chybovost a zvýšit efektivitu.

externí autořiexterní autoři
Cloud ServicesCloud Services
15.07.2020 15:59:0015.07.2020 15:59:00

externí autoři

externí přispěvatelé magazínu softwarový QUAS

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Robotic Process Automation

Mohlo by se zdát, že řada momentálně platných omezení a celková nejistota příliš nenahrávají investicím a zavádění nových postupů ve firmách. Pokud ale chtějí společnosti krizi překonat a v budoucnu co nejvíc eliminovat vliv podobných okolností na provoz, musí změnit svůj přístup, například v oblasti řízení procesů, snižování nákladů nebo v přístupu k zákazníkům. Spoustě firem může právě teď prospět využití virtuálních procesních robotů, kteří díky technologii RPA (robotická procesní automatizace) dokážou zjednodušit práci, snížit náklady nebo chybovost a zvýšit efektivitu.

Softwaroví roboti dnes pomáhají na různých odděleních. Nejúspěšnější jsou tam, kde se dělá hodně monotónní a časově i administrativně náročné práce, často náchylné k chybovosti. Dobré výsledky může firmám přinést rozdělení jednotlivých úkolů mezi roboty a zaměstnance tak, aby se využily přednosti obou skupin.

V poslední době se podniky musí vyrovnávat s nedostatkem pracovních sil a neefektivními nebo zbytečně náročnými procesy. Data se často evidují v několika systémech, což vyžaduje, aby zaměstnanci přesouvali informace z jednoho systému do druhého nebo aby je neustále aktualizovali a ověřovali. Technologie RPA umožňuje organizacím optimalizaci a automatizaci těchto procesů bez použití API (rozhraní, díky kterému mezi sebou komunikují aplikace nebo systémy a vyměňují si data) a bez nutnosti něco měnit. API totiž není nezbytnost.

Robot vytvořený pomocí RPA je naprogramovaný tak, aby dělal věci stejně jako zaměstnanec. K práci v různých aplikacích využívá uživatelské rozhraní a provádí kontroly, kopíruje údaje, vkládá a přepisuje data, otevírá e-maily včetně příloh nebo posílá přehledy – a to všechno podle předem přesně definovaného scénáře. Podle počtu zpracovávaných úloh a případů je do procesu možné zapojit optimální počet robotů, kteří zvládnou zpracovat například reklamace, fakturaci či nástupy zaměstnanců do pracovního poměru, jejich odchody z firmy apod. Právě zavedením automatického onboardingu se ročně dá ušetřit až jeden měsíc rutinní práce, a přitom nedochází k chybám. Navíc je možné zaručit, že v době nástupu bude mít zaměstnanec k dispozici všechno, co k práci potřebuje (notebook, založený e-mail, přístup do ERP apod.).

Automatizujte rutinní činnosti, které se opakují

RPA představuje výbornou příležitost k transformaci neefektivních procesů. Firmám umožňuje zkrátit vývojové cykly a zvýšit produktivitu s mnohem nižšími náklady. Hlavní výhodou softwarových robotů je jejich jednoduchá a rychlá integrace do firemních systémů. Celý proces nasazení robota od úvodních setkání až po finální spuštění v produkčním prostředí může probíhat na dálku. A s nejrůznějšími aplikacemi a softwarem robota snadno skamarádíte už během několika týdnů. V Soitronu z vlastní zkušenosti víme, že menším firmám se investice zpravidla vrátí do půl roku. U velkých projektů se návratnost odhaduje do 1,5 roku. Podle třetí studie o RPA, kterou zveřejnila společnost Deloitte, uvedlo až 92 % dotazovaných společností, že zavedení technologie RPA splnilo, a dokonce předčilo jejich očekávání.

Průkopníky v zavádění softwarových robotů jsou nepochybně finanční instituce. Banky, pojišťovny a spořitelny si v současné konkurenci nemůžou dovolit zvyšovat ceny, a musí proto hledat úspory na opačné straně rovnice. Finanční operace se vyznačují velkým množstvím drobných opakovaných činností, při kterých je klíčová přesnost. Když zohledníme, že robot funguje 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, nechodí spát, nemusí jíst ani chodit na přestávky a jeho výkonnost se (prakticky) nemění, můžeme říct, že objem „práce“, kterou zastane, se teoreticky vyrovná třem lidem v trojsměnném provozu. Právě přesnost a neúnavnost jsou výhody, díky kterým jsou softwaroví roboti atraktivní i pro firmy z dalších odvětví.

S vkládáním faktur do systému (Axapta) pomáhá robot

Asi nejlepším příkladem velkého množství opakujících se úloh jsou činnosti prováděné na finančních odděleních různých společností. Probíhá tam totiž spousta manuálně a časově náročné administrativy. A právě softwaroví roboti s tím můžou pomoct – vyřeší například bezproblémovou evidenci faktur nebo automatizaci různých reportů, přispějí ke zlepšení platební kázně klientů, dokážou zjednodušit účtování bankovních výpisů apod. V Soitronu už máme hodně zkušeností s nasazováním softwarových robotů a u klientů často zasahujeme právě na finančních odděleních.

Tady je jeden příklad za všechny: od klienta jsme dostali požadavek na automatizaci většího objemu rutinní a zdlouhavé administrativy spojené s evidencí přijatých faktur a dobropisů v účetním systému. Společnosti denně chodí desítky faktur a dobropisů, které je potřeba zkontrolovat a zaevidovat do interního účetního systému Microsoft Dynamics Axapta. Faktury dostává klient buď poštou, nebo, v převážné většině případů, e-mailem. Obvykle bývají strukturované, digitalizované, a tedy ideální k robotickému zpracování.

Stejně jako v každé firmě je i tady nutné faktury při zaevidování zkontrolovat a zjistit, jestli jsou v nich uvedeny všechny potřebné údaje, například název nebo jméno dodavatele, částka, předmět fakturace atd. Následně se faktura zaeviduje. Každý, kdo už s Axaptou pracoval, určitě ví, že postupy v ní někdy dokážou být opravdu zdlouhavé. Postup u našeho klienta zahrnoval přibližně 35 kroků a zaevidování jedné faktury nebo dobropisu celkově trvalo 3,5 minuty. Přitom je evidence faktur jenom zlomkem práce, kterou musí pracovníci finančního oddělení denně zvládnout.

V rámci pilotního projektu se klient rozhodl automatizovat evidenci faktur a dobropisů od 6 dodavatelů, které tvořily největší procento přijímaných faktur. Vybraní dodavatelé posílají dokumenty výhradně e-mailem, takže se v Outlooku nastavila pravidla pro přeposílání těchto zpráv na e-mail robota. Robot tím pádem může všechny doručené e-maily zkontrolovat, vyhodnotit, jestli je dokument v příloze faktura, a pokud zjistí že ano, načíst z něj všechny potřebné údaje pomocí Microsoft OCR Engine integrovaného v automatizačním nástroji UiPath. V Axaptě pak údaje zaeviduje do nové skupiny faktur přijatých během daného dne – tzv. Invoice Journal. Robot eviduje každou fakturu samostatně a k jednotlivým řádkům v Journalu ji vždy přiloží a zaúčtuje. Po provedení těchto kroků robot zkompletuje všechny kvalitativní a kvantitativní údaje o zpracovaných záznamech. V reportu uvede všechny zpracované faktury, a pokud nejsou údaje v některé z nich vyplněné správně, robot e-mailem automaticky upozorní odpovědné zaměstnance.

Robot byl nastavený tak, aby faktury a dobropisy zpracovával dvakrát denně v hodinách, kdy je systém nejméně vytížený, tedy v noci a v době oběda. Tím se čas potřebný k zaevidování jedné faktury zkrátil na přibližně 1,5 minuty. Lidé z finančního oddělení se zároveň zbavili zdlouhavé administrativy a můžou se věnovat důležitějším úkolům.

Další informace najdete na https://www.soitron.com/cs/reseni-a-sluzby/rpa/.

Patrik Burgár, Soitron