Hledáme nové kolegy!

Sociolog by řekl, že úspěch týmu je založen na dobrém balancu v zaměření týmu na výsledek a vztahy. Psycholog by řekl, že v úspěšném týmu musí být pokryty všechny role podle některého z modelů, které týmovou spolupráci popisují. Trenér by to potvrdil a kouč by upozornil na to, že tým složený ze samých hvězd nemusí podávat o nic lepší výsledky než tým složený z průměrných, leč dobře spolupracujících hráčů. Kulturní antropolog by řekl, že efektivní spolupráci lze postavit jedině na vzájemné důvěře a ta se rodí z komunikace a shody na uznávaných hodnotách a cíli, k němuž společně směřujeme. A pragmatik by dodal, že žádný nástroj ze špatného týmu dobrý neudělá. To že dokáže jedině dobré vedení toho týmu, protože fungující tým potřebuje svá pravidla. Která musí někdo vymyslet, zformulovat, vysvětlit, prosadit a pohlídat jejich dodržování, dokud všem nevejdou do krve.

externí autořiexterní autoři
Cloud ServicesCloud Services
15.05.2020 14:51:0015.05.2020 14:51:00

externí autoři

externí přispěvatelé magazínu softwarový QUAS

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Jak se připravit na Teams

Sociolog by řekl, že úspěch týmu je založen na dobrém balancu v zaměření týmu na výsledek a vztahy. Psycholog by řekl, že v úspěšném týmu musí být pokryty všechny role podle některého z modelů, které týmovou spolupráci popisují. Trenér by to potvrdil a kouč by upozornil na to, že tým složený ze samých hvězd nemusí podávat o nic lepší výsledky než tým složený z průměrných, leč dobře spolupracujících hráčů. Kulturní antropolog by řekl, že efektivní spolupráci lze postavit jedině na vzájemné důvěře a ta se rodí z komunikace a shody na uznávaných hodnotách a cíli, k němuž společně směřujeme. A pragmatik by dodal, že žádný nástroj ze špatného týmu dobrý neudělá. To že dokáže jedině dobré vedení toho týmu, protože fungující tým potřebuje svá pravidla. Která musí někdo vymyslet, zformulovat, vysvětlit, prosadit a pohlídat jejich dodržování, dokud všem nevejdou do krve.

Nástroj vám totiž pomůže jen v tom, že místo na formu a techniku budou se moci členové týmu více zaměřit na obsah a styčné plochy. Proto je tak dobře, že Microsoft Teams jsou nástroj, který se snadno ovládá a nabízí dostatek funkcí. Umožňuje vytvořit virtuální pracovní stůl, od něhož uživatel doslova pohodlně dosáhne na všechny aplikace, datové zdroje, dokumenty i kolegy, které potřebuje mít pohromadě, aby se mohl věnovat své úloze v daném projektu. Aby mohl řešit svou část zadání, a přitom stále pracoval v kontextu toho, jak se posouvají ostatní, kdo se spolu s ním na řešení podílejí.

Pravidlo číslo jedna:

Problémy týmu se nevyřeší tím, že mu poskytnete Teams. Je potřeba dopředu rozmyslet, jak tento nástroj budete ve firmě používat. Vytvořit základní pravidla a dbát na jejich dodržování. Jinak se brzy ocitnete ve třídě horlivých prvňáčků, kteří se překřikují jeden přes druhého, protože se ještě neumějí hlásit, nebo na volejbalovém hřišti, kde po balónu skočí buď všichni naráz a srazí se, pročež se pak nepohne vůbec nikdo, až bude nezadržitelně padat k zemi na vaší straně sítě. Nenechte se zmást snadným a pohodlným ovládáním.

Pravidlo číslo dva:

Uspořádání Teams může být v zásadě dvojí. Podle oddělení a podle projektů. Ve firmách je běžné, že se oba způsoby kombinují. Je proto vhodné v označení týmu zavést zkratkovou konvenci, která je na první pohled odliší. Například PRJ pro projekty, DEP pro oddělení. Existují týmy a pod nimi ještě menší jednotky, kanály. A ty mohou být jak standardní (tedy přístupné všem členům daného týmu), tak soukromé (přístupné jen vybraným členům týmu).

Je určitě vhodné vytvořit jeden tým, kde se může najednou potkat celá organizace, které chcete Teams dopřát. Do takového týmu mohou automaticky spadat všichni uživatelé organizace, aniž by je do týmu musel někdo ručně vkládat (tzv. „org-wide“ tým). A v něm mohou být kanály čistě informační (základní pravidla, směrnice), provozní a také „společenské“ – kde mohou lidé sdílet i nepracovní témata.

Pravidlo číslo tři:

Když už víte, že Teams potřebujete, máte jasno ve struktuře a víte, za jakým účelem Teams vlastně nasazujete, je třeba si také ujasnit, jaká data a informace v nich budete uchovávat a s kým je budete sdílet. Nenechte se uchlácholit pocitem, že si to sedne za pochodu. Je velmi důležité ujasnit si, co bude vaše hlavní firemní datové úložiště. Bude to Teams? Nebo to bude váš současný souborový server? Nebo obojí? Či OneDrive uživatelů? Ten firemní, nebo ten soukromý?!

Uvědomte si, že uživatelé budou data ukládat všude tam, kam jim to dovolíte, a bez jasných pravidel a bez toho, že uživatelé pochopí vytvořený systém, dojde k nekontrolovanému chaosu. Budou se vytvářet duplicity, data budou „rozházená“ na několika místech a u uživatelů bude docházet k postupné frustraci ve smyslu „co jste nám to sem zase nainstalovali“. Navíc, ne všechny typy dat jsou vhodné pro ukládání v cloudu. Pokud si nejste jisti, určitě se zeptejte někoho, kdo má s nasazením takových nástrojů praktické zkušenosti.

S tím, kde budete data ukládat, souvisí ještě jedno důležité rozhodnutí, a to s kým budete data a informace sdílet. Budou data skutečně určena jen a pouze pro uživatele vaší společnosti v rámci definovaných týmů? Představte si, že Teams umožní bezpečně spolupracovat i s externími uživateli. Není to paráda? Nad jedním projektem mohou pracovat specialisté z různých firem. I oni mohou přicházet do vašeho virtuálního pracovního prostoru, jako chodili k vám do kanceláře. I s nimi můžete data sdílet. Ať už jde o vaše zákazníky, či subdodavatele v rámci řešení projektů. A je struktura vašich Teams na takový krok připravena? Je důležité nejen mít jasno v tom, zdali chcete umožnit sdílení prostředků s externími uživateli, je velmi důležité také definovat, kdo z týmu může externisty k takovému sdílení přizvat.

Pravidlo číslo čtyři:

Všimněte si, že jsme už u čtvrtého pravidla a ještě jsme se vůbec nedotkli samotného nasazení aplikace, a neudělali jsme to záměrně, protože nasazení není pre-rekvizitou pro úspěšnou implementaci a adopci do firmy, ale pouze jakousi technickou součástí celé skládačky. Důležitou součástí implementace je zejména příprava. Podle prvních tří pravidel jste si ujasnili svou vizi a rámec projektu nasazení. Nyní je nasnadě vymyslet, jak se Teams do vaší firmy dostanou.

Pokud jste malá firma, bude ten proces poměrně rychlý a agilní. Pokud jste ovšem firma se stovkou uživatelů nebo korporace, pravděpodobně se nevyhnete nutnosti postupného nasazení. Nasazení může probíhat například po jednotlivých odděleních nebo po projektech. Důležité je zamyslet se nad jednotlivými kroky nasazení a zahrnout do nich vše, nejen tedy instalaci samotné aplikace, ale také které uživatele to ovlivní a jak, jaká jsou rizika pro danou skupinu uživatelů, kdo jsou vlastníci týmu, kdo, jak a kdy bude migrovat data do daného týmu. Budou se nějaká data, dokumenty vůbec migrovat? Není škoda zavalit ten čistý stůl starým harampádím? Doporučujeme přenést jen ta nejaktuálnější data a původní úložiště změnit na „pouze ke čtení“. Nezahazovat ten archiv, ale zavřít k němu dveře. A pouze pokud se ukáže, že je za nimi něco, co potřebujete i v novém životě, tak si to z něj donést do čistého prostředí. Věřte, že po poměrně krátkém čase zapomenete, kam ty dveře za pavučinou vedly.

Pravidlo číslo pět:

Pokud jste článek dočetli až sem, gratulujeme, máte nakročeno k úspěšnému nasazení a adopci Teams do vaší firmy. Aby to ale bylo dokonalé, je třeba si uvědomit ještě jednu věc: „Řetěz je tak silný, jak silný je jeho nejslabší článek.“ A ten nejslabší článek může být nevědomost uživatelů. Naštěstí ten svůj firemní řetěz můžete snadno posílit. Myslete na to, že vaši uživatelé a správci IT jsou také jenom lidé. Někteří jsou schopní, jiní méně a někteří jsou schopni všeho. Aby nástroje, které si pořizujete, skutečně pomáhaly, je třeba uživatele seznámit s vaší vizí. Když pochopí, proč to všechno děláte, sníží se přirozená rezistence vůči novým věcem. A když jim ukážete, jak se nástroje používají a jak jim mohou pomoci právě v jejich práci, posunete se o velký kus blíže k úspěšnému nasazení. Že to neumíte? To přeci vůbec nevadí, nebojte se říct si o pomoc a ideálně ještě před tím, než vůbec začnete. I čas, který strávíte samostudiem a bádáním, jak na to, stojí vaši firmu peníze.

Pamatujte si: „Technologie toho dovedou opravdu hodně, ale pokud je neumíte využít, může to dopadnout všelijak.“

Miroslav Šraga,DataCluE

PS: Pravidlo číslo šest: Nainstalujte si Teams nejen do počítačů a notebooků, ale i do mobilů (iOS, Android). Jste přece součástí týmu, ať jste, kde jste. Tak ať je vám to pohodlné!