Hledáme nové kolegy!

IT v malých firmách je občas překvapivě pestrá směs různých technologií, hardwaru, softwaru, služeb třetích stran a vlastního úsilí uživatelů. Bývá velmi odlišná od uniformního světa velkých korporátů. Pokud ovšem veselá pestrost začne přerůstat v obtížně zvladatelný chaos a efektivita firmy se snižuje kvůli každodennímu řešení problémů s IT, přijde obvykle čas na trochu toho korporátního pořádku. Office 365 s tím může pomoci – zpřístupňuje totiž „velké“ IT technologie i malým firmám.

externí autořiexterní autoři
Cloud ServicesCloud Services
10.04.2019 15:14:0010.04.2019 15:14:00

externí autoři

externí přispěvatelé magazínu softwarový QUAS

DAQUAS
+420 222 512 201
+420 603 442 434
daquas@daquas.cz
Anny Letenské 7, Praha 2

Spolupráce týmu v Office 365

IT v malých firmách je občas překvapivě pestrá směs různých technologií, hardwaru, softwaru, služeb třetích stran a vlastního úsilí uživatelů. Bývá velmi odlišná od uniformního světa velkých korporátů. Pokud ovšem veselá pestrost začne přerůstat v obtížně zvladatelný chaos a efektivita firmy se snižuje kvůli každodennímu řešení problémů s IT, přijde obvykle čas na trochu toho korporátního pořádku. Office 365 s tím může pomoci – zpřístupňuje totiž „velké“ IT technologie i malým firmám.

Malá firma

Jak taková malá firma z pohledu IT obvykle vypadá? Má tak do 15 uživatelů, nemá vlastní IT oddělení a často ani stanoveného jednoho vlastního člověka, který má IT na starost. IT záležitosti se řeší většinou „za pochodu“, dle potřeby a trochu živelně.  Hardware zahrnuje kousky, jejichž největší hodnota je historická („ono to funguje a nám to stačí“), přes různé soukromé notebooky a telefony až po nejnovější a nejnadupanější jablečné produkty. I software se vyskytuje obvykle v mnoha různých verzích a po jeho licencích je často lepší moc nepátrat. Většinou jde o kancelářské balíky (nejen) Microsoft, občas proložené nějakým ne vždy úplně pohodovým účetnictvím a doplněné specializovaným oborovým softwarem podle zaměření firmy. Nejčastějším kritériem výběru IT technologií bývá cena – ani ne jako výraz chorobné šetřivosti, ale prostě proto, že je srozumitelná.

Své požadavky na IT dokáže malá firma vyjádřit jednou větou – Potřebujeme, aby TO fungovalo a nestálo TO zbytečně moc peněz. Tajemné TO zahrnuje nejobvyklejší potřeby malých firem, které chtějí řešit:

  • Komunikace
  • Ukládání a sdílení dat
A TO zahrnuje i oblasti, které řešit moc nechtějí, ale musí:
  • Zálohování
  • Bezpečnost
  • Soulad s právními předpisy (velmi „populární“ je GDPR)
  • Licenční pokrytí

Zkusíme se na jednotlivé body podívat podrobněji a zjistit, jak nám může pomoci Office 365.

Komunikace

Elektronická pošta je bezpochyby hlavním komunikačním prostředkem firmy s okolním světem. Poměrně často je ovšem hlavním prostředkem i pro komunikaci uvnitř firmy a také prostředkem pro sdílení a někdy dokonce i pro ukládání dat. Typický scénář v malé firmě zahrnuje poštovní systém postavený na technologii POP3/IMAP/SMTP, ať už v podobě freemailu nebo jako součást webhostingových služeb. Uživatelům slouží pro práci s poštou několik různých druhů poštovních klientů – od webových rozhraní, přes Outlooky a Thunderbirdy, až po různé aplikace různých výrobců mobilních telefonů. A pro jistotu je to celé ještě okořeněno nějakým antivirovým/antispamovým doplňkem. Dostupnost pošty mimo svůj hlavní počítač (tedy doma nebo třeba v mobilním telefonu) řeší mnoho uživatelů přeposíláním na další k tomu zřízený (freemailový) účet. Nesynchronizované odpovědi na e-maily z jednotlivých zařízení, různící se seznamy kontaktů a nedostupný ten-jediný-správný kalendář dokážou i z obyčejného e-mailu vytvořit neefektivní noční můru. Sdílení obsahu mailových schránek (osobních i společných typu info@..) je už většinou za hranicí možností. Eventuální nízko nastavené limity velikosti poštovních schránek jen přidávají další starost – Kam s ní? – starou poštou.

Exchange

Součástí balíku Office 365 je služba Exchange. Klasické poštovní služby jsou její samozřejmou součástí. Limity velikosti poštovních schránek jsou poměrně velkorysé – 50 GB základní velikosti doplňuje dalších 50 GB v online archivu. Pro obzvlášť nenasytné uživatele lze i tyto limity za příplatek dále navýšit. Doporučeným klientem služby je Outlook – klasický, jako součást kancelářského balíku Office, webový, androidí i jablečný. Vždy synchronizuje vše, co potřebujeme – není nutné nic přeposílat na pomocné účty, je jedno, z kterého zařízení svoji schránku obsluhujeme. Nejen poštu – také kalendář, kontakty a případné další sdílené složky. I většina poštovních klientů pro mobily si se službou Exchange dobře rozumí, aplikace Outlook pro iOS nebo Android je ovšem jistota. Antivirové a antispamové řešení je nezbytnou součástí služby a vzhledem k velikosti a množství zpracovávané komunikace lze předpokládat výrazně vyšší schopnost reagovat na aktuální hrozby než u lokálního řešení. Funkce, které poštu třídí podle předchozího chování uživatele (prioritní pošta), mohou být užitečné pro efektivní práci a není potřeba se jich bát – dají se vypnout.

Služba Exchange toho umí daleko více – evidenci úkolů, kontaktů a kalendářů a jejich sdílení s možností nastavit oprávnění i míru informací zobrazovaných ostatním. Sdílené a skupinové poštovní schránky umožňují ukládat odpovědi jednotlivých členů – ostatní tak mají přehled o celé historii konverzace. Desktopový Outlook umí zpřístupnit i další služby z Office 365 (SharePoint, Planner), ale to už je spíše doménou jiné služby – Teams. Pohodlí pro uživatele a zlepšení jejich efektivity není asi potřeba dále objasňovat.

Microsoft Teams

Nástroj pro spolupráci uživatelů Microsoft Teams prochází napříč celým Office 365 a sdružuje několik služeb do jedné aplikace zahrnující komunikaci, ukládání i sdílení dat. Tým má vždy k dispozici základní (obecný) kanál, který obsahuje Konverzace (týmový blog), úložiště souborů a poznámkový blok (OneNote). Pro další témata nebo úkoly, které tým řeší, lze přidávat další kanály. Největší výhodou je ovšem možnost přidávat do kanálu další aplikace jako např. Planner (plánovač úkolů), poznámkový blok OneNote, úložiště souborů a další. Lze připojovat a odkazovat se na jinde umístěná data a aplikace. Díky tomuto konceptu je možné snadno zpřístupnit potřebné informace nejen mezi kanály a týmy, ale z celého Office 365.

Další komunikační složkou Teams je Chat umožňující okamžitou písemnou, audio i video komunikaci s dalšími uživateli služby Teams, a to i mimo organizaci. Službu lze používat přes webové rozhraní, ale mnohem příjemnější je využít samostatnou aplikaci – pro Windows, Android i iOS. Pro vnitrofiremní komunikaci a sdílení dat je to velmi příjemná a efektivní alternativa k elektronické poště. (Osobně jsem tuto službu dlouho ignoroval, nezdála se mi užitečná, spíše nepřehledná. Používáme ji v naší malé firmě teprve pár měsíců a nechápu, jak jsme bez ní mohli dříve žít…)

Yammer

Mezi komunikační nástroje v Office 365 patří také Yammer – něco mezi hlásnou troubou a vnitrofiremním Facebookem. V malých firmách asi svoje uplatnění příliš nenalezne, ale v těch trochu větších (nad 20 uživatelů nebo s více pobočkami) může být dobrým nástrojem pro sdělování celofiremních informací.

Ukládání a sdílení dat

Ukládání a sdílení dat je v malých firmách většinou odrazem individuálních preferencí jednotlivých uživatelů a vyskytuje se ve všech myslitelných formách. Typické je ukládání dat na ploše pracovního notebooku, posílání sdílených dokumentů kolegům mailem a pracné hledání té správné opravdu poslední verze, a to i v případech, kdy firma disponuje společným úložištěm v podobě nějakého malého serveru nebo NASu. Předávání dat partnerům a zákazníkům se odehrává prostřednictvím mnoha různých služeb (Dropbox, Uložto, Úschovna). Není neobvyklé doslova „nosit si práci domů“ na flashdisku nebo si pro potřebné dokumenty (v elektronické podobě) jet do kanceláře. Ti pečlivější a/nebo ti, kdo mají za sebou nějakou nepříjemnou zkušenost, svá data i nějak zálohují – i když tuto činnost upřímně nenávidí. Prolínání osobních a pracovních dat a obava z jejich ztráty přibližují některé uživatele k hranici naprostého zoufalství. U mnoha z nich pak převládá pocit, že na obsluhu, ukládání, sdílení a zálohování dat vynakládají více úsilí, než odpovídá získanému užitku, a také více, než jim zabere samotná tvorba dokumentů a reálné vytváření oněch sledovaných dat.

OneDrive a SharePoint

Efektivní ukládání a sdílení dat je asi hlavním posláním cloudových služeb. V Office 365 k tomu slouží dvě různé služby, ovšem postavené na stejných základech – OneDrive pro osobní data a SharePoint pro data společná. Obě úložiště obsluhuje synchronizační klient OneDrive for Business. 1 TB prostoru pro osobní data každého uživatele a další 1 TB pro data společná jsou pro malé firmy v naprosté většině případů zcela dostačující hodnoty. Možnost podrobného nastavení přístupových práv nikoho nepřekvapí, další funkce už mohou uživatele příjemně posunout od hranice zoufalství ke stavu příjemné pohody až blaženosti.

Přístup přes web – data jsou kdykoli a kdekoli přístupná přes webové rozhraní. Navíc s většinou dokumentů lze pracovat přímo přes web díky funkcím Office online – tedy bez nutnosti mít instalovaný nějaký kancelářský balík.

Dokumenty a data lze ovšem také synchronizovat do počítače a pracovat s nimi zcela přirozeně i v režimu offline. To je ještě zpříjemněno možností automatického ukládání, vytvářením historie provedených změn. Objem synchronizovaných dat je možné snadno regulovat, šetřit místo a stahovat jen soubory, které uživatel potřebuje. Kdo se nechce vzdát ukládání na plochu, může využít ochranu důležitých složek (plocha, dokumenty, obrázky) a automaticky je synchronizovat do svého osobního OneDrive.

Mobilní aplikace umožňuje dostat se k datům i z mobilního telefonu nebo tabletu – navíc obsahuje dvě velmi užitečné funkce. Automatický přenos fotografií z mobilu do osobního OneDrive oceňují nejčastěji stavební a realitní společnosti. (A každý, kdo nechce přijít o unikátní momentky z dovolené.) Aplikace Office Lens, která je součástí mobilního klienta OneDrive, udělá z mobilního telefonu šikovný příruční skener dokumentů, fotek či vizitek. Tako funkce je velmi oblíbená u uživatelů z advokátních kanceláří – mobilem vyfocený advokátní spis uloží do cloudu rovnou ve formě prohledávatelného dokumentu .PDF.

Pro sdílení dat mimo firmu je možné využít různé úrovně zabezpečení – od anonymních odkazů s omezenou časovou platností pro jednorázové akce až po dataroom s řízeným a kontrolovaným přístupem jednotlivých uživatelů na obou stranách. To je užitečné pro předávání či sdílení dokumentů ke konkrétním projektům nebo třeba účetních dokladů (naskenovaných pomocí Office Lens v mobilním telefonu).

Office 365 umožňuje také současnou práci více uživatelů na jednom dokumentu v reálném čase. Uživatelé v malých firmách většinou považují tuto funkci za nepříliš potřebnou a pro některé až děsivou. Ve větších firmách se radují, že nemusí čekat jeden na druhého, aby si předali dokumenty či vstupy, a že mohou naráz každý pracovat na jednom konci zprávy, nebo se sejít nad odstavcem, který potřebují prodiskutovat a společně naformulovat.

Něco navíc

Office 365 obsahuje ještě řadu dalších funkcí – mezi velmi užitečné patří:

  • ToDo pro správu osobních úkolů;
  • Planner pro řízení práce a správu úkolů v týmech. Je to velmi šikovný nástroj, a to jak samostatně (i ve formě mobilní aplikace), tak zejména jako součást již zmiňované služby Teams;
  • Flow pro automatizaci pracovních postupů. Dokáže propojit i aplikace třetích stran (Facebook, Twitter, Google, YouTube). Tahle funkce má pro malé firmy velký potenciál – přináší možnost jednoduše realizovat některé postupy (workflow), pro které by si jinak musely nechat vyvinout speciální aplikaci, což je pro ně obvykle zcela neefektivní.

Zálohování

Má zálohování na lokální úložiště při využívání služeb Office 365 ještě vůbec smysl? Je potřeba? Přikláním se k myšlence, že ani ne. Běžnými prostředky lze smysluplně zálohovat dokumenty a poštu – obojí si navíc uživatelé synchronizují do svých zařízení. Ale Office 365 nejsou jen dokumenty a pošta, je to balík služeb, a to velmi dynamických a vzájemně provázaných služeb. Obávám se, že náhlá trvalá nedostupnost Office 365 by byla pravděpodobně symptomem událostí, při kterých bychom měli úplně jiné a důležitější starosti než obnovení firemních dat ze zálohy. Cloudové úložiště naopak samo slouží jako záloha – při ztrátě nebo poruše zařízení (počítače, notebooku, telefonu) si uživatel prostě pořídí nové zařízení, připojí se ke službám, sesynchronizuje data a funguje. Z hlediska správy IT je to splněný sen.

Bezpečnost a soulad s právními předpisy

Data uložená v cloudové službě jsou z pohledu malé firmy uložena daleko bezpečněji, než by si jinak firma mohla efektivně dovolit. Vícefaktorové ověřování a zaznamenávání činnosti uživatelů nebo nastavení oprávnění na úrovni jednotlivých dokumentů je pro malou firmu s lokálním řešením většinou mimo její možnosti. Stejně tak správa mobilních zařízení a ochrana dat v nich uložených – např. vynucené šifrování dat nebo možnost telefon či tablet dálkově vymazat. To všechno jsou funkce pro malé firmy běžně nedostupné. Dobrou analogií při představování cloudových služeb je pronájem bezpečnostní schránky v bance. Že mají služby Office 365 všechny myslitelné bezpečnostní certifikáty a posvěcení českých i evropských úřadů, je už vnímáno jako samozřejmost. V malých firmách se právní aspekty v oblasti IT řeší často jen jako nutné zlo a vzedmutá vlna kolem GDPR v poslední době výrazně opadla, ale i tak platí, že pro malou firmu jsou služby Office 365 asi nejjednodušší cestou k souladu s právními předpisy.

Licence

V mnoha malých firmách panuje přesvědčení, že licenční pokrytí jejich kancelářského softwaru je vyřešeno nákupem počítače s Office – tedy pokud se nějaké licence vůbec řeší. Ovšem při nákupu počítače si většinou nepořídí kancelářský balík žádný, případně nelegální nebo určený jen pro nekomerční využití – těžko vybrat, co je horší. S Office 365 se dají licenční starosti vyřešit velmi elegantně – prostě platíte licence podle skutečného využití, stejně jako účet za telefon nebo elektřinu. A počty i druhy licencí lze naprosto plynule měnit podle potřeby. Flexibilita je obrovská, hrozba zbytečné investice do špatně dimenzovaného řešení žádná, jasně předvídatelné pravidelné náklady zaručeny. Pro malé firmy to zní jako rajská hudba.

Jak na to

Zásadním přínosem Office 365 je, že umožňuje využívání moderních a komplexních IT služeb i těm nejmenším firmám bez nutnosti budovat nějaké IT rozsáhlé zázemí. Začínající (z pohledu využívání IT) firma si v podstatě jen pořídí hardware (počítače, telefony atd.), sama nebo ještě lépe s pomocí nějakého šikovného partnera si založí účet v cloudu a prakticky okamžitě může začít využívat celou škálu služeb. Cesta s partnerem bývá kratší, příjemnější a bezpečnější.

Pro firmu, která už nějaké IT záležitosti nějakou dobu provozuje, bývá cesta o něco delší. Migrace existujících dat je u malých firem vzhledem k pestré škále různých používaných technologií často z velké části „ruční práce“, jejíž součástí bývá i počáteční inventura a velký úklid. Tisíce letitých mailů, desítky tisíc různě rozesetých souborů a hromady neutříděných kontaktů z různých zdrojů, v různých formátech a všechny jsou potřeba – to je častý výchozí stav, který vyžaduje důkladnou přípravu jak na straně zákazníka, tak partnera, který mu případně s přechodem do cloudu pomáhá. Často takový přechod probíhá na etapy – nejdřív třeba pošta, pak data a pak teprve další služby.

Na závěr

Office 365 samozřejmě není dokonalá služba bez jediné chyby – neustále se vyvíjí a občas i trochu mění. Přibývají nové funkce, tu a tam i chyby, a občas některé funkce zaniknou nebo se sloučí do jiné služby. Někdy trvá nepochopitelně dlouho, než se některé – byť kosmetické, ale pro práci otravné – věci změní. (Těším se třeba, až v kalendáři Planneru nebude týden začínat nedělí.) Základní služby – Exchange, OneDrive, SharePoint – jsou však bez pochyb stabilní a spolehlivé.

Cena základního předplatného (které nicméně obsahuje všechny zmiňované funkce) je přibližně 120 Kč bez DPH za uživatele měsíčně (případně 300 Kč včetně licencí kancelářského balíku Office). Takže je i pro malou firmu bez problému akceptovatelná. Uživatelům přináší zvýšenou efektivitu a komfort práce a zpřístupňuje funkce, které by jinak neměli šanci využívat. A stejné je to i z hlediska správy IT. To vše s obrovskou flexibilitou a bez nutnosti velké počáteční investice – pro malé firmy není co řešit.

Marek Pathy, ARAMIT